Para administrar un negocio el paso principal es que tengas que administrar, gran parte de la información y datos a administrar de una empresa empiezan por las ventas. Por su puesto que para poder vender debes primero haber organizado muchas cosas como son los inventarios, el personal, flujos de trabajo, compras y demás datos e información.

Pero una vez que todo eso está listo sin ventas llega un punto donde no tendrías nada que administrar o controlar. Las ventas en los negocios que atienden al público en general o llamadas de retail (Comercio), empiezan o son registradas cuando los clientes seleccionan o piden los productos, el colaborador de la empresa hace el registro de esos productos y cobra la cantidad vendida.

Ese registro de los productos puede realizarse de varias maneras, como podría ser:

  • registrarlo en un cuaderno de ventas
  • hacer una nota de remisión
  • Registrarlo en un archivo de Excel
  • Tener un software y hardware para el registro

Este último se le llama sistema o terminal punto venta.

¿Qué es un sistema punto de venta?

Un sistema punto de venta o POS (Por sus siglas en ingles), es la versión moderna y actualizada de lo que conocíamos como caja registradora. La cual acostumbramos a asociar como caja o el lugar donde se realiza el cobro en cualquier establecimiento.

El POS o punto de venta está compuesto por software y hardware que en conjunto te permiten realizar las transacciones de registro y cobro de las ventas. Básicamente un punto de venta es un software especializado para las tareas de registro de las ventas, cobranza y movimiento de almacén, que se soporta de hardware como es lector de codigo de barras, impresoras de ticket y computadora para la realización de estos registros.

El punto de venta como lo conocemos hoy en día tiene su origen en las cajas registradoras. Claro es una versión mucho más potente, mucho más efectiva para agilizar procesos y controles. La caja registradora mecánica fue inventada por James Ritty en 1879. El propósito de esta inversión fue llevar el registro de lo que se vendió y el flujo de efectivo.

La evolución de estas máquinas registradoras, ha sido tal que en la actualidad hay terminales o puntos de venta que tienen todos los accesorios incluidos. Esto quiere decir que un mismo aparato están el monitor, escáner, impresoras, cajón de monedas, y hasta los sistemas para cobros con tarjeta o TPV.

¿Cuales son los procesos que automatiza un punto de venta?

Hay miles de puntos de ventas disponibles en el mercado, y por obvias razones depende cada uno las capacidades de los que puede hacer. Pero en general los puntos de ventas están diseñados para automatizar y facilitar el registro y control de las ventas, la cobranza.

También hay algunos puntos de venta que permiten automatizar y registrar los ingresos y salidas del almacén, las entradas y salidas del personal, generación de facturas electrónicas, registrar movimientos de los monederos electrónicos y más. Todo depende que tipo de punto de venta es el que necesito tu negocio.

Tipos de Punto de venta

  • Punto de venta de comercio o retail
  • Punto de venta de restaurante y/o cafeterías
  • Punto de venta de tintorerías y lavanderías

Existen varios tipos de punto venta diferentes, se podría decir que hay uno especializado para cada industria que atiende al público en general. Estos varían por industria y por los procesos que se deben de cubrir o realizar, a continuación veremos cuáles son los más comunes.

Punto de venta de comercio o retail

El punto de venta para comercio o retail los debes de conocer porque en casi todas las tiendas, tiendas departamentales y autoservicios lo utilizan. Se distinguen principalmente porque el registro de los productos se realiza por medio del escaneo de los códigos de barras.

Cada vez que el personal que opera el POS pasa un código de barras por el lector, el sistema busca en la base de datos la coincidencia de ese código. Una vez que la encuentra consulta el precio y agrega un nuevo artículo a la lista de productos vendidos. Facilitando y agilizando las operaciones de registro de venta.

Una vez que se terminó de registrar todos los productos se le señala al sistema que la venta se ha terminado y se procede a hacer el cobro. Se registra el o los métodos de pago que se están recibiendo. Hay algunos POS que tienen incluida la comunicación con las terminales bancarias o TPV para hacer el cobro con tarjeta.

Para el proceso que te acabo de mencionar existen tres variaciones principales, y dependen totalmente de como funciones tu empresa:

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Punto de venta de restaurante y/o cafeterías

Este tipo de punto venta es la base del funcionamiento de los restaurantes y cafeterías. Ya que permite no solo registrar las ventas de los productos, sino llevar el control de mesas, tiempos de servicio, personal, dividir el tipo de servicio entre llevar y consumir en el lugar, entre muchas más funcionalidades.

La base del funcionamiento de este tipo de POS son la comandas u órdenes registradas por mesa o cliente. Su función es hacer y mantener el registro de lo que los clientes van pidiendo o consumiendo. Para cuando estos terminen, piden la cuenta y de manera fácil el mesero pueda obtener todo el listado de lo consumido, ya totalizado. Permitiendo hacer el cobro de múltiples formas de pago.

Además en muchos sistemas de este tipo, cada vez que el mesero registra un producto que el cliente ordeno. Por diferentes procedimientos como puede ser mostrar en pantalla, impresiones de tickets entre otros. Se avisa a la cocina o alguna área dentro del restaurante para que preparen los alimentos o bebidas.

Este tipo de POS permite registrar que mesero o personal atendió cada mesa, tiempo en los que una mesa o clientes estuvieron en el lugar, que productos se sirvieron, separar las cuentas, unir o separar mesas, comandas activas y terminadas, dentro de muchos más datos.

También en muchos casos permite diferenciar entre el tipo de servicio que se está ofreciendo. Esto quiere decir distinguir si se está prestando el servicio para llevar o para consumir en el lugar. Otra características muy simpática que tienen algunos de estos puntos de venta son la iconografía que le agrega un toque muy especial y simpático. Que además ayuda a identificar de manera más sencilla los elementos que deseas elegir.

Punto de venta de tintorerías y lavanderías

Este tipo puntos de venta es muy focalizado en una industria en particular. Esto es principalmente porque tiene características muy especiales, como puede ser el manejo de tipos de prendas o ropa, daños que esta puedan tener, agregar imágenes de los daños, tipos de tela entre otros.

Pero quitando los puntos anteriores también, tiene la característica de tener varios procedimientos del manejo de los tickets como son:

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Tipos de instalación de los puntos de venta

La realidad que hay 3 formas principales de como se pueden hacer las instalaciones o forma de manejo de datos que se registra o consultan los datos:

  • Instalación local

Cuando hablamos de la instalación local de un punto de venta podemos decir de manera fácil que todos los datos quedan almacenados en la computadora o servidor local. Es decir que si solo tienes una computadora o tablet todos los datos son guardados en esa computadora, por lo que si esta se daña todos los datos pueden tener el riesgo de perderse.

Cuando uso el término servidor dentro de tu local o comercio, me refiero a una computadora que sirve además de su uso normal como centro de almacenamiento y consulta. Entonces todos las computadoras o tablets que hacen la función de punto de venta mandan y reciben la información de esa computadora o servidor.

  • En la nube o Saas

Cuando hablamos de sistemas POS que están en la nube o tipo Saas nos referimos a que son sistemas cuya información consultada y capturada están en unos servidores a veces propios o de un tercero. Es decir cada vez que el sistema punto de venta consulta o guarda la información está en mandada a estos servidores.

De este modo si algo le pasa a la computadora o tablet no se pierde la información dado que toda está guardada en otro lado. Es como tu correo electrónico. Cada vez que recibes o mandas un correo no importa de que computadora, tablet o celular, esta información está en otro servidor al cual te conectas para consultar estos datos.

  • Hibrida

Cuando hablamos de una instalación hibrida es una especie de combinación entre las dos anteriores. Donde durante un periodo de tiempo digamos un día, toda la información se almacena en el servidor o computadora local. Al terminar ese periodo el sistema de manera automática manda toda esa información a la nube o los servidores centrales de la empresa.

Este tipo de instalación o forma de trabajo es complejo y especialmente utilizado por grandes empresas. Empresas que casi cada una de sus tiendas podría funcionar como una empresa mediana. Para que te dé una idea este tipo de instalación es utiliza por empresas como Walmart, Liverpool, HomeDepot, Chedraui, Palacio de Hierro entre otras. Por su inmenso volumen de transacciones.

¿Qué equipo se necesita para tener un punto de venta?

Para tu poder usar o tener depende mucho tus necesidades, pero vamos a dividir en las cosas básicas o mínimas necesarias y las opcionales.

Equipo básico del punto de venta

  • Computadora o tablet

La computadora o en su caso tablet es necesaria debido a que es donde se instala y utiliza el software o sistema punto de venta. Además donde se conectan todos los demás dispositivos como el lector de código de barras e impresora.

  • Lector de código de barras

El lector de código de barras podría llegar a ser opcional debido a que hay algunos puntos de venta capaces de registrar el artículo con la cámara de la tablet. Para mi punto de vista, para efectos de velocidad y eficiencia es mucho mejor el lector de código de barras. Este te permite leer los códigos de barras de cada uno de los productos.

Pero OJO este solo es necesario para comercio de venta de artículos, tipo tiendas de conveniencia, ferreterías, tiendas de mascotas etc. Cuando son tintorerías o restaurantes la selección del producto a vender es por medio de iconos seleccionados con la pantalla o el ratón.

  • Impresora de tickets

Estamos como comercio a darle a nuestro cliente comprobante detallado de lo que compraron. Las impresoras de tickets es el medio más eficiente hasta ahorita de realizar esta operación. Hay dos tipos de impresoras de ticket las térmicas y las de matriz cuya diferencia es como imprimen. También hay variación en cuanto al ancho del papel 58 mm y 80 mm.

Equipo opcional del punto de venta

El equipo opcional para el uso de los puntos de venta, varía dependiendo las necesidades y presupuesto:

  • Bascula

Si en tu negocio vendes artículos que son a granel o requieren ser pesados para su venta. Como son frutas, verduras, carnes frías, carnes, tornillería, arena, y demás. De finitamente te conviene tener una báscula para llevar control preciso de la venta de estos artículos. En caso contrario ni pensarlo solo estarás desperdiciando tu dinero.

  • Pantalla touch screen

Este equipo es de gusto personal, aunque para algunas industrias como los restaurantes, cafeterías y tintorerías es bastante útil. Para los demás creo que solo es por gusto personal y no necesario, debido a que la interacción con el monitor o cosas por capturar es poco y el tablero es mucho más práctico.

  • Cajon de dinero

El cajón de dinero es de esos aditamentos que yo considero necesarios, aunque no indispensables. Ya que el manejo del dinero depende de caja empresa, pero este artículo ayuda mucho a controlar cuando se tiene acceso a él. Pero aun así puede ser sustituido o manejar el efectivo de otras maneras. Depende mucho de ti y como manejes tu organización.

  • lector de RFID

Los RFID`s pienso que son de los productos o formas de control que tienen más potencial aunque su costo no ha permitido que eso llegue a darse. Su potencial de control de inventarios, entradas de mercancía y control de ventas. Es una excelente forma de controlar aunque todavía poco utilizada. Decatlón es una de las empresas que hace uso de esta tecnología.

El lector de RFID solo es recomendada cuando como empresa lo utilizas, pero si eres una negocio que vende productos de uso común y estos solo tienen código de barras. El uso del RFID no te servirá.

¿Características mínimas que debe tener un punto?

  • Función de caja para realizar arqueos de cajero, cortes de caja y retiros de valores
  • Deberá agilizar tu proceso de venta
  • Gestionar tus inventarios de forma eficiente y automatizada
  • Cuentas por Cobrar
  • Generar reportes de: ventas, rendimiento, desempeño del personal, fácil acceso de información (tableros y gráficas) para tomar decisiones con información confiable y actualizada

¿Me conviene usar o integrar un punto de venta en mi negocio?

Si tú quieres mejorar, control y ahorrar tiempo en la captura de información. Definitivamente te conviene tener uno. Hace tiempo tuve varias veces cafeterías en puntos distintos. Por falta de recursos y en ese instante eran mucho más caros no compre o rente uno, en cambio use una caja registradora.

No me arrepiento para nada, pero si debo de decir que la inversión en tiempo para poder llevar un control de ventas, inventarios y demás era gigante. Además de que evidentemente no era tan preciso porque no estaba al día o en tiempo real. Dicho retraso en información me llevo a tener falta de inventarios, y por ende fallar en servicio al cliente.

Por esto que te comento, si hoy en día volviera a tener un negocio de público en general. De lo primero que compraría que buscaría y compraría o rentaría uno. Entonces por supuesto que te remendaría la adquisición de uno.