Análisis ABC

Sus compradores no tienen suficientes horas en el día. Desde la gestión de la escasez hasta la búsqueda de oportunidades de reducción de inventario, una buena gestión del tiempo es fundamental. Al tratar con miles de piezas y docenas de proveedores, su equipo necesita una forma de priorizar los artículos con el mayor impacto general en el costo de inventario. Ahí es donde entra en juego el análisis ABC.

¿Qué es el análisis ABC?

El análisis ABC es un enfoque para clasificar los artículos de inventario en función de los valores de consumo de los artículos. El valor de consumo es el valor total de un artículo consumido durante un período de tiempo específico, por ejemplo, un año. El enfoque se basa en el principio de Pareto para ayudar a gestionar lo que importa y se aplica en este contexto:

• Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el más alto. Aplicando el principio de Pareto (también conocido como la regla 80/20 donde el 80 por ciento de la producción está determinada por el 20 por ciento de la entrada), comprenden un número relativamente pequeño de artículos pero tienen un valor de consumo relativamente alto. Entonces, es lógico que el análisis y control de esta clase sea relativamente intenso, ya que existe el mayor potencial para reducir costos o pérdidas.
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  - Los elementos B son elementos interclase. Sus valores de consumo son inferiores a los de los artículos A pero superiores a los de los artículos C. Un punto clave de tener este grupo interclase es observar los artículos cercanos a las clases de artículos A y C que alterarían sus políticas de gestión de existencias si se acercan a la clase A o C. La gestión de existencias es en sí misma un costo. Por lo tanto, debe haber un equilibrio entre los controles para proteger la clase de activo y el valor en riesgo de pérdida, o el costo del análisis y el valor potencial devuelto al reducir los costos de la clase. Por lo tanto, el alcance de esta clase y las políticas de administración de inventario están determinadas por el costo-beneficio estimado de la reducción de costos de la clase y los sistemas y procesos de control de pérdidas.
• Los artículos C tienen el valor de consumo más bajo. Esta clase tiene una proporción relativamente alta del número total de líneas pero con valores de consumo relativamente bajos. Lógicamente, no suele ser rentable implementar controles estrictos de inventario, ya que el valor en riesgo de una pérdida significativa es relativamente bajo y el costo del análisis normalmente produciría retornos relativamente bajos.

Dado que las empresas no son todas iguales, los umbrales que definen los límites superior e inferior de cada clase no se pueden definir. Tampoco se fijarán necesariamente a lo largo del tiempo o en todas las ubicaciones. Una empresa puede tener diferentes apetitos de riesgo entre diferentes ubicaciones. Por ejemplo, una ubicación en un área de alta criminalidad puede tener una mayor proporción de elementos A o, donde una instalación es menos segura, más elementos pueden clasificarse como A. El contador administrativo debe realizar análisis de costo-beneficio de gestión de riesgos y existencias. por ubicación para ofrecer el equilibrio óptimo de costo-beneficio general y establecer los rangos ABC.

Para ilustrar el concepto, una empresa puede establecer los siguientes límites de clase:

¿Qué beneficios ofrece el enfoque?

• Un mejor control sobre el inventario de alto valor mejora la disponibilidad y reduce las pérdidas y los costos.
• Uso más eficiente de los recursos de gestión de existencias. Por ejemplo, durante el recuento de existencias se dedican más recursos a las participaciones de clase A que a las participaciones de clase B o C, o se realizan menos recuentos de participaciones de clase B o C, lo que ahorra tiempo y dinero.
• El valor relativamente bajo de las tenencias de clase B o C puede permitir que una empresa mantenga existencias de reserva más grandes para reducir los desabastecimientos.
• Menos desabastecimientos que dan como resultado una mayor eficiencia de producción
• Menos desabastecimientos y una mayor eficiencia de producción que dan como resultado un tiempo de ciclo más confiable y, por lo tanto, una mayor satisfacción del cliente.

¿Implementando la gestión de inventario ABC? Preguntas a considerar

¿Existe información confiable y accesible sobre costos y demanda por artículo?

Acciones a tomar

• Verifique que los sistemas y procesos se puedan adaptar a ABC antes de embarcarse en el cambio.
• Base el caso de negocio en datos fiables.
• Sea realista sobre las demandas de recursos y tiempo necesarios para implementar ABC.
• Cree un caso de negocio sólido con un análisis de costo-beneficio convincente y objetivos SMART.
• Planifique la medición y la presentación de informes sobre el costo-beneficio.

Acciones a evitar / No hacer

• Si bien el costo y la demanda son factores clave, no ignore otros aspectos materiales de la gestión de existencias que ABC no aborda.
• Evite suposiciones que puedan hacer descarrilar el proyecto.

¿Cómo se calcula el análisis de inventario ABC?

Realice un análisis de inventario ABC multiplicando las ventas anuales de un determinado artículo por su costo. Los resultados le indican qué bienes son de alta prioridad y cuáles producen un beneficio bajo, para que sepa dónde concentrar los recursos humanos y de capital.

Puede utilizar Microsoft Excel para realizar un análisis de inventario ABC básico. Enumere cada producto o recurso en orden descendente de acuerdo con su valor de uso del producto. Calcule el total de cada artículo en la cantidad total. Determine los valores para las categorías A, B y C, luego asigne un nombre de grupo a cada artículo. Los productos con el valor más alto reciben la atención más cercana del gerente.

Ejemplo de un cálculo de análisis ABC

A continuación se muestra un ejemplo de un análisis ABC de inventario para una pequeña empresa minorista que muestra el principio de Pareto en funcionamiento, con muchos productos de menor volumen también entre los de mayor valor. El diagrama de Pareto resultante muestra la curva característica que ilustra la regla 80/20, donde los elementos se clasifican y aproximadamente dónde colocarlos en las clasificaciones A, B o C.

Cómo el análisis ABC simplifica el trabajo de los gerentes de inventario

Los gerentes de inventario siempre están buscando formas de mejorar los precios y la calidad o para lograr una mayor eficiencia. A la luz de ese objetivo, pueden usar la técnica ABC, a veces llamada el método de “control siempre mejor”. Pueden utilizar el análisis para centrar su tiempo y esfuerzo principalmente en el inventario de clase A y menos en los productos de clase B y C. Por ejemplo, los administradores de inventario utilizarán el análisis ABC para verificar primero las órdenes de compra de los productos de mayor valor (artículos de Clase A), ya que estos generan la mayor cantidad de ingresos.

¿Por qué utilizar el análisis ABC?

El uso del análisis ABC para el inventario ayuda a controlar mejor los costos de capital de trabajo. La información obtenida del análisis reduce el inventario obsoleto y puede aumentar la tasa de rotación del inventario o la frecuencia con la que una empresa tiene que reemplazar artículos después de venderlos.

Beneficios del análisis ABC

Una larga lista de beneficios puede resultar de la aplicación del análisis ABC a la gestión de inventario, que incluyen:

• Mayor optimización de inventario: el análisis identifica los productos que están en demanda. Luego, una empresa puede utilizar su valioso espacio de almacenamiento para almacenar adecuadamente esos productos y mantener niveles más bajos de existencias para los artículos de Clase B o C.
• Pronóstico de inventario mejorado: monitorear y recopilar datos sobre productos que tienen una alta demanda de los clientes puede aumentar la precisión del pronóstico de ventas. - Los gerentes pueden usar esta información para establecer niveles de inventario y precios para aumentar los ingresos generales de la empresa.
• Mejor precio: un aumento en las ventas de un artículo específico implica que la demanda está aumentando y un aumento de precio puede ser razonable, lo que mejora la rentabilidad.
• Negociaciones informadas con proveedores: dado que las empresas obtienen entre el 70% y el 80% de sus ingresos en artículos de Clase A, tiene sentido negociar mejores condiciones con los proveedores para esos artículos. Si el proveedor no acepta reducir los costos, intente negociar servicios posteriores a la compra, reducciones en el pago inicial, envío gratuito u otros ahorros de costos.
• Asignación estratégica de recursos: el análisis ABC es una forma de evaluar continuamente la asignación de recursos para garantizar que los artículos de Clase A se alineen con la demanda del cliente. Cuando la demanda baje, reclasifique el artículo para hacer un mejor uso del personal, el tiempo y el espacio para los nuevos productos de Clase A.
• Mejor servicio al cliente: los niveles de servicio dependen de muchos factores, como la cantidad vendida, el costo del artículo y los márgenes de ganancia. Una vez que determine los artículos más rentables, ofrezca niveles de servicio más altos para esos artículos.
• Mejor gestión del ciclo de vida del producto: la información sobre dónde se encuentra un producto en su ciclo de vida (lanzamiento, crecimiento, madurez o declive) es fundamental para pronosticar la demanda y almacenar los niveles de inventario de manera adecuada.
• Control sobre artículos de alto costo: el inventario de clase A está estrechamente relacionado con el éxito de una empresa. Priorice el seguimiento de la demanda y el mantenimiento de niveles de existencias saludables, de modo que siempre haya suficientes productos clave a la mano.
• Tasa de rotación de existencias sensata: mantenga la tasa de rotación de existencias en los niveles adecuados mediante el control metódico de inventario y la captura de datos.
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  Gastos de almacenamiento reducidos: al llevar la proporción correcta de existencias según las clases A, B o C, puede reducir los costos de mantenimiento de inventario que conlleva mantener un exceso de inventario.
• Gestión simplificada de la cadena de suministro: utilice un análisis ABC de los datos de inventario para determinar si es hora de consolidar proveedores o cambiar a una única fuente para reducir los costes de transporte y simplificar las operaciones.

Limitaciones del análisis ABC

El análisis ABC, a pesar de todos sus beneficios para el mantenimiento y la gestión de inventario, no es una solución de gestión de inventario única para todos. Cada organización tiene patrones de demanda de clientes, clasificaciones, sistemas y otros problemas específicos que afectan la utilidad de un análisis ABC.

Las desventajas del análisis ABC se derivan de dos cuestiones: un énfasis en el valor en dólares del inventario y la cantidad significativa de tiempo y disciplina que se necesita para aplicar el método. Aquí hay algunos desafíos más:

• Inestabilidad de parámetros: el análisis ABC a menudo da como resultado que los gerentes asignen hasta el 50% de los elementos a una nueva categoría cada trimestre o año. A menudo, las empresas no son conscientes de los cambios hasta que surge un problema con la demanda, y la necesidad de reevaluar puede llevar un tiempo valioso y poner en peligro la satisfacción del cliente.
• Consideración de patrones limitados: el método ABC estándar no tendrá en cuenta factores como la introducción de nuevos productos o la estacionalidad del producto. Por ejemplo, un producto nuevo puede tener un volumen de ventas bajo porque no tiene historial de compras. El análisis ABC tiene una perspectiva algo estática de la demanda y generará ineficiencias de inventario siempre que la demanda cambie o sea poco clara.
• Baja extracción de información: la información de la clase ABC puede no proporcionar todos los datos estadísticos o los detalles necesarios para tomar decisiones de gestión estratégicas informadas.
• Alto consumo de recursos: dar un peso desproporcionado a cuestiones triviales se conoce como bicis, que puede ser una consecuencia desafortunada del análisis ABC. Dado que el análisis ABC es fácil de comprender, el personal puede inyectar sus opiniones o solicitar sus propias variantes, lo que hace que el análisis ABC sea un proceso que consume recursos en lugar de una herramienta que ahorra tiempo.
• Ceguera al valor: el análisis ABC atribuye importancia al producto en función de los ingresos o la frecuencia de uso, pero es posible que algunos elementos no se ajusten a este paradigma. Por ejemplo, un artículo de exhibición minorista rara vez se vende, pero puede atraer a muchos clientes (que comprarán otros productos) en función de su novedad. En el sector aeroespacial, es posible que una pieza específica de un avión no se utilice con frecuencia y tenga poco valor de mercado, pero puede ser una función de seguridad fundamental.
• Incompatibilidad del sistema: el análisis de inventario ABC entra en conflicto con los sistemas de costos tradicionales y no cumple con los requisitos de principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Si debe ejecutar varios sistemas de costos, los costos laborales aumentarán junto con la ineficiencia.
• Problemas de oferta insuficiente o excesiva: una de las desventajas del análisis ABC es que analiza los valores en dólares, en lugar del volumen que recorre el inventario, por lo que existe el riesgo de quedarse sin artículos de Clase B o C. También puede ocurrir lo contrario. Es posible que tenga un exceso de artículos de clase baja que se acumulen en el inventario si los vuelve a pedir sin revisiones periódicas.
• Riesgo de pérdida: El hecho de que los artículos B y C no tengan un valor tan alto como los productos de Clase A no significa que no tengan valor. Una de las limitaciones del análisis ABC es que el exceso de existencias siempre está en peligro de obsolescencia o daño. Por tanto, el inventario que habitualmente no se contabiliza o no se supervisa puede ser objeto de robo.
• Estandarización obligatoria: El método ABC solo es exitoso si cada artículo está sujeto a la estandarización de materiales, que incluye cómo se nombran, almacenan y evalúan y monitorean consistentemente.
• Categorización arbitraria: sin límites preestablecidos o estándares acordados para cada categoría, la clasificación de productos depende del juicio profesional del gerente. Entonces este puede ser un proceso relativamente subjetivo.
• Limitaciones comerciales: el análisis ABC no es útil para las empresas que tienen un valor de consumo anual equivalente de artículos de inventario por tipo. Por ejemplo, una empresa que vende la misma versión de un artículo como caramelos, uñas o calcetines, puede que no pueda clasificar las existencias según el Principio de Pareto.
• Alto consumo de recursos: las empresas con un número significativo de artículos de inventario deberán contratar personal adicional o comprar equipos especiales para controlar el inventario mediante la categorización ABC.

Cómo realizar un análisis ABC

Un análisis ABC completo comienza con la identificación del objetivo que está tratando de alcanzar. Una vez que lo tenga, recopile la información necesaria para clasificar los elementos. Una vez que las clases estén en su lugar, siga de cerca y tome decisiones basadas en los datos resultantes.

A continuación, se explica cómo realizar un análisis ABC paso a paso:

% De impacto = (costo anual del artículo) / (total agregado de todos los artículos gastados) x 100

Mejores prácticas de análisis ABC

Las mejores prácticas de análisis ABC enfatizan la coherencia, las ventas y la atención a los eventos que pueden afectar los niveles o el valor de las existencias. El uso de tecnología para administrar el inventario es una práctica recomendada que simplifica el proceso de principio a fin.

Aplique estas mejores prácticas al realizar un análisis ABC:

• Mantenga las clasificaciones simples: categorice los elementos según la frecuencia con la que se mueven por su organización. Los artículos de rápido movimiento están más sujetos a desabastecimientos. También puede clasificar los artículos según el valor o el margen de beneficio bruto. Los artículos más caros se colocarían en la Clase A, los artículos de precio medio en la Clase B y los menos caros en la Clase C.
• Asignar niveles de servicio y mano de obra al mismo tiempo: asigne niveles de servicio según la clase de un artículo. Los productos de la clase A tienen los objetivos más altos, mientras que los productos de la última clase tienen los más bajos. Por ejemplo, los gerentes dedicarían 10 horas a revisar 100 artículos de Clase A y 10 horas a revisar 10,000 artículos de Clase C. Programe el recuento cíclico por clasificación, asegurando que se realice un recuento cíclico más regular en los artículos de Clase A (aquellos que tienen el mayor y más significativo impacto en el rendimiento de las ventas) con más regularidad que los artículos de Clase B y C.
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  Segmente los KPI por clase: cree distintos KPI, los informes correspondientes y los paneles de control para cada clase.
• Establezca revisiones de desempeño: lleve a cabo revisiones de desempeño cuando realice un mantenimiento completo del inventario o alrededor de horarios y reglas que dependen de las clasificaciones ABC.
• Revise los excedentes de existencias: decida si sus niveles actuales de excedentes de existencias tienen sentido para su empresa. En la economía global, justo a tiempo, el excedente de existencias puede representar riesgos y costos de mantenimiento innecesarios. Si tiene sentido conservar este inventario, clasifíquelo correctamente.
• Administrar en todas las ubicaciones: los gerentes de la cadena de suministro necesitan la capacidad de administrar el inventario en todas las ubicaciones físicas.
• Recuento de inventario en tránsito: cuando las existencias se mueven entre ubicaciones, realice un seguimiento del tiempo entre la fecha de envío y la fecha de recepción. Auditorías como estas mantienen los registros de inventario en orden y aseguran que usted registre daños o pérdidas.
• Reclasificar intencionalmente: Sea flexible en cómo y cuándo reclasifica elementos. Es posible que deba reclasificar el inventario periódicamente debido a cambios en el mercado, alteraciones en su base de clientes o sus hábitos de compra, nuevos productos que se vuelven populares o un cambio en sus KPI o estrategia comercial.
• Considere las ventas y el inventario en conjunto: reconozca la relación entre las ventas y el inventario. A medida que aumentan las ventas, aumenta la rotación de inventario y deberá reabastecerse según un cronograma asumido. Por el contrario, una recesión en el mercado puede requerir un reexamen de las clases de artículos y los niveles de existencias. Revise los precios y las estrategias promocionales según la clasificación.
• Aproveche la tecnología y los datos resultantes: los gerentes de inventario utilizan sistemas automatizados para completar los procesos de reabastecimiento, reconocer aumentos en la demanda y evitar problemas de cumplimiento. Utilice los datos para gestionar los plazos de entrega y la planificación de la demanda.

Aplicación de casos de uso de análisis y cálculos ABC en diversas industrias

Casi todos los tipos de empresas pueden beneficiarse del análisis ABC. Las empresas de todo el mundo utilizan el método para mejorar los procesos y aumentar la rentabilidad.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas de diversas industrias emplear la relación 80/20 y el análisis ABC?

• Minorista: Los minoristas utilizan el análisis ABC para identificar los productos más rentables para el negocio. Luego, pueden usar los datos para promocionar esos productos en las tiendas minoristas y asegurarse de que haya suficiente stock disponible.
• Automotriz: el método ABC permite a los fabricantes de automóviles analizar la efectividad de los trabajadores de línea, obtener detalles que informan la utilización de recursos y determinar qué equipo es el de mayor rendimiento. El control de inventario también proporciona información sobre las materias primas necesarias e información valiosa para negociar nuevos o mejores contratos con los proveedores.
• Almacenamiento: en el almacén, el análisis y la segmentación ABC permiten que el controlador de inventario se centre en las formas de administrar mejor el inventario de mayor valor, incluida la cantidad correcta de existencias de seguridad para evitar desabastecimientos. Los datos también pueden impulsar a repensar los productos vendidos y poner fin a los productos.
• Fabricación: en un entorno de fabricación, el análisis ABC ayuda a aumentar los márgenes de beneficio al clasificar el 20% superior de los productos por ingresos. Los fabricantes pueden utilizar el análisis para determinar la mayor cantidad de piezas y materiales que requieren esos productos y los márgenes. Pueden usar estos hallazgos para priorizar personas, tiempo y materiales para lograr el mayor impacto.