¿Cómo se realiza el seguimiento de inventario de una tienda?

Está saliendo de una tienda y está molesto y frustrado. Algunos de los productos que quería estaban agotados. Ocurre todo el tiempo y, a menudo, nos deja preguntándonos cómo las tiendas realizan un seguimiento del inventario.

Esto es lo que sé de más de 2 décadas de experiencia:

La mayoría de las tiendas utilizan un software de gestión de inventario, que gestiona las listas de existencias en tiempo real. Este software escanea los productos cuando se reciben en la puerta trasera. Luego realiza un seguimiento de lo que se vende a través del registro. Algunas tiendas incluso usan sistemas de compra automáticos que vuelven a ordenar cuando los artículos se agotan.

¡Pero cada tienda hace esto un poco diferente!

A pesar de los diferentes métodos adoptados por las diferentes tiendas , es posible que sienta curiosidad por explorar más a fondo los métodos que utilizan. Además, es posible que también se pregunte con qué frecuencia y por qué las tiendas realmente cuentan físicamente su inventario.

Entonces, sigamos leyendo para comprender todo el proceso asociado con el inventario de la tienda.

¿Cómo administran el inventario las tiendas ?

La gestión de inventario se trata principalmente de mantener registros de los productos que recibe la tienda y los productos que salen de la tienda. También consideran los rendimientos.

Los “egresos” incluyen las ventas. Pero también incluye artículos dañados, artículos vencidos y robo. En conjunto, estos últimos se denominan encogimiento o, a veces, deterioro.

En los viejos tiempos, e incluso cuando comencé con Whole Foods Market en 1988, el inventario de las tiendas tenía muchos desafíos. La mayor parte se hizo a mano e involucró muchas conjeturas y errores humanos.

Pero en estos días,el software de gestión de inventario y equipos digitales es la herramienta esencial para gestionar el inventario. ¿Cómo? Primero, estos productos (conocidos en la industria como unidades de mantenimiento de existencias, SKU) son capturados por el sistema de software cuando se llevan a la tienda (desde el almacén).

Todos los productos (excepto quizás los productos locales pequeños) tienen códigos de barras, y esto ayuda a que sea más fácil realizar un seguimiento de ellos. Por lo tanto, todos se capturan como “entradas”. Los códigos de barras son una parte integral de estos sistemas de software, y son tan comunes que a menudo los damos por sentado.

Y, sin embargo, son vitales.

La cantidad se reduce de los registros cuando se compran y pagan los productos. Eso es una reducción en el inventario. Tan pronto como entra el efectivo, el inventario se va. Además de cobrar el pago,la caja registradora (integrada con el sistema de inventario) también ayuda a realizar un seguimiento de las existencias.El sistema de software también puede generar una lista de reabastecimiento.

O en algunos casos ordenarlo automáticamente.

Los empleados pueden hacer ajustes relacionados con bienes dañados, devoluciones, artículos vencidos

La diferencia neta debe aproximarse al Inventario de cierre, que ahora se convierte en el primer Inventario del período fiscal subsiguiente.

Luego, cuando la tienda hace un conteo físico de su inventario, se comparan los 2 números. Algunos hacen un conteo físico mensual y otros anualmente. Pero la mayoría lo hace trimestralmente o incluso mensualmente.

Esencialmente, la diferencia en los 2 números es unapérdida de ganancias, con suerte pequeña. ** ¡Pero puedes apostar a que investigan para descubrir dónde están ocurriendo los deslices! **

Pasemos a ver los pasos en su proceso de inventario.

¿Cuál es el proceso de inventario del supermercado?

Antes de revisar el proceso de inventario, es posible que esté pensando: ¿qué hace que un supermercado sea diferente de una tienda?

¿Son la misma cosa?

Me he tomado el tiempo en[artículo reciente](https://thegrocerystoreguy.com/whats-the-difference-between-a-grocery-store-a-supermarket/)para resaltar las diferencias clave. En él, descubrirá, por ejemplo, el propósito principal de los supermercados, ejemplos de algunos supermercados excelentes y otros datos fascinantes.

Simplemente haga clic en ese enlace para leerlo en mi sitio.

Proceso de inventario de supermercado

Los principales pasos involucrados en el proceso de inventario del supermercado:

¿Con qué frecuencia las tiendas cuentan su inventario?

Varía de tienda en tienda. Algunas tiendas emplean un método perpetuo. Al hacerlo, confían en los sistemas de software para rastrear los productos que ingresan y salen de la tienda. Luego confían en sus empleados para restar manualmente la pérdida.

Fácil seguro.Pero no hay forma de rastrear el robo con este sistema a menos que atrape al ladrón.

Otras tiendas, muy probablemente, hacen un conteo físico de su inventario. A menudo, esto lo hace un servicio de inventario comoTrubic ERP. Pero algunas tiendas pueden usar a sus propios empleados. Hay pros y contras para ambos.

No importa qué método de conteo utilicen, algunas tiendas lo cuentan mensualmente y otras anualmente. Pero lo más probable es que lo haga trimestralmente.Y sí, implica contar cada caja, bolsa, lata y pepino en toda la tienda.Aunque en productos agrícolas, a menudo se hace por el peso total de cada tipo de artículo.

Por supuesto, algunos departamentos son más fáciles de contar que otros.

Por cierto, ¿cuáles son las secciones principales de una tienda? Es bueno saberlo, ya que puede navegar fácilmente por la mayoría de las tiendas (eso le ahorrará tiempo). En un[artículo reciente](/what-are-the- different-sections-of-a-grocery-store/)mío, entré en gran detalle cómo una tienda la tienda está dispuesta.

Simplemente haga clic en el enlace para leerlo en mi sitio.

En general, cuanto más frecuente sea el conteo físico, más precisos serán los informes financieros. Pero el inventario físico pasa factura a la tienda, los empleados y los gerentes. El conteo generalmente se realiza en una noche. Pero los informes de preparación y seguimiento pueden durar una semana o más.

Y cuando todos se enfocan en eso en lugar de la apariencia de la tienda y el servicio al cliente, esas cosas tienden a sufrir.

¿Por qué las tiendas cuentan el inventario?

Usted podría estar pensando por qué harían esto?

** Esencialmente se trata de ganancias. Realmente no tienes idea de cuántas ganancias (o pérdidas) has obtenido a menos que cuentes tu inventario y veas si coincide con lo que la computadora dice que tienes.**

Cualquier diferencia entre su conteo y lo que la computadora dice que debería estar en los estantes es una pérdida (de producto y ganancia). Ahora, ciertamente, si el error fue al contar, lo recuperará la próxima vez que cuente.

Pero la realidad es que siempre hay errores de conteo. Entonces, en cierto modo, el ciclo de contar y estimar ganancias y pérdidas está en curso. Y nunca hay realmente un número perfecto.

Pero otra razón importante para un buen sistema de gestión de inventario es la necesidad de garantizar que siempre tengan suficientes productos.Si no tienen suficientes, pierden dinero. Ya que un cliente puede simplemente ir a otra tienda.

Las tiendas se ocupan principalmente de productos perecederos y de rápido movimiento, por lo que tiene sentido que deben saber lo que tienen en cualquier momento. Algunos productos tienen fechas de vencimiento y deben retirarse en un momento específico si no se compran.

Es necesario evitar el deterioro y garantizar que las existencias permanezcan llenas todo el tiempo.

Si se agotan las existencias con frecuencia, pueden perder una gran cantidad de clientes, ¡ya que se corre la voz de que no son confiables! Eso es algo que ninguna empresa inteligente quiere.

Otra razón es con fines contables.

Necesitan prepararestados financieros, y el recuento y la valoración del inventario son componentes vitales. Los estados financieros son obligatorios por ley si una empresa es pública (es decir, cotiza en la bolsa de valores). También son esenciales para una gestión general adecuada.

Espero haber cubierto todos los puntos sobre cómo las tiendas realizan un seguimiento del inventario.

Se necesita mucho para administrar una tienda de abarrotes o un supermercado de primer nivel.

Como hemos visto en los párrafos anteriores, el proceso de gestión de inventario es uno de los factores más críticos. Además, hemos analizado cómo las tiendas rastrean el proceso de inventario, con qué frecuencia las tiendas cuentan el inventario.

También exploramos las razones. Es un negocio inteligente mantenerse al tanto del inventario. Así como las personas sabias llevan registros de lo que poseen.

La gestión de inventario exige informes financieros precisos.

Aunque el software de gestión de inventario y el equipo digital ayudan a que el proceso sea mucho más fácil, no se niega la necesidad de realizar recuentos físicos de existencias de vez en cuando.