La guía más completa del TIMBRADO de NÓMINA

En México desde hace ya varios años se inició un proceso de digitalización de los documentos fiscales. En este proceso se transformó la forma en que hacemos nuestras facturas y todos los comprobantes de venta, como llevamos la contabilidad, y por supuesto la nomina no se iba a quedar atrás.

Atrás quedaron los viejos recibos de nómina. Desde 2014, los centros de trabajo están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y realizar el timbrado de nómina. Es decir, ahora las empresas dejan de hacer los recibos de nómina en archivos de Excel o en hojas sueltas.

¿Qué es el timbrado de la nómina?

El timbrado de la nómina es un proceso de certificación fiscal que se le realiza a los recibos de nómina que le emitimos a todos los trabajadores de nuestra empresa. Esto implica que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) le otorga validez oficial al comprobante de nómina debido a que la información fue verificada. Cuando este comprobante es validado se hace un sellado digital del mismo.

Beneficios del timbrado de nómina

Existen muchos beneficios que impactan directamente a los procesos de una empresa por el timbrado de nómina. Además de permitirle a la empresa cumplir con las disposiciones fiscales para evitar sanciones, el timbradosimplifica tareas y mejora la gestión financiera.

1.  Simplifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales

Con anterioridad se tenían que presentar declaraciones informativas para especificar conceptos como jubilación, indemnización, pagos por retiro y algunos otros por los pagos realizados a los trabajadores. Con la aparición de timbrado de nómina se están dejando de presentar estas declaraciones informativas, y se avanza hacia la desaparición de las declaraciones informativas.

2. Hace más fácil a deducción de impuestos

Uno de los gastos que más fuertes y constantes que tiene tu empresa seguramente es la nómina. Para poder hacer deducible este gasto únicamente puede ser posible si la nómina ha sido timbrada. Cabe recordar que SAT toma en cuenta la información que se timbró para regular los pagos del Infonavit y el Seguro Social.

3. Reduce tiempos de captura

Como te podrás ir dando cuenta, para hacer el timbrado la nómina es necesario tener un sistema o software para realizarlo. Cuando tu empresa empieza con el uso de este tipo de sistemas, muchos procesos se automatizan. Dando como resultado menos uso de tiempo en cálculos, ya que estos sistemas hacen los cálculos de manera automática.

También es bueno saber que se tiene como plazo un lapso de entre 3 y 11 días para hacer el timbrado de los recibos. Dependiendo del número de empleados. Si no se cumple este plazo el comprobante pierde deducibilidad.

4. Da legalidad de los empleados

Hace un tiempo no tan largo e incluso hoy en día, muchas empresas hacían o generaban sus recibos de nómina en un Word y las más sofisticadas mandaban a imprimir recibos. Pero al final era cualquier papel donde decía cuanto te pagaban, si firmado de conformidad por ambas partes.

Al modernizar el proceso, da más certeza a ambas partes de que se está haciendo bien, y legal. Así el trabajador en cualquier momento puede acceder con su RFC a la página del SAT a consultar cada uno de estos recibos. Digo cabe destacar que las empresas están obligadas a dárselas o mandárselos al trabajador.

5. Mayor seguridad

Emitir y timbrar los comprobantes de nómina es un proceso sumamente seguro, cuando se recurre a unPAC o un Softwareasegurado por el protocolo SSL. Así se garantiza que únicamente los usuarios autorizados puedan timbrar y consultar la información.

6. Seguridad financiera

Un beneficio que puede involucrar a otras personas o instituciones, debido a que los recibos de nómina son certificados por el SAT, y están disponibles en su página. Cuando alguien digamos que solicita un crédito para una casa o un coche, y a esta persona le piden comprobantes de ingresos. Los recibos de nómina ahora son certificados por una autoridad, ya dejaron de ser papales que cualquiera podía imprimir en la comodidad de su casa.

Que necesito para generar el timbrado de la nómina

Hay algunos requisitos necesarios para poder hacer el timbrado de la nómina, estos son:

  • Tener la Firma Electrónica Avanzada o E firma
  • Tramitar y registrar ante el SAT el Certificado de Sello Digital (CSD). Siempre tienes que estar al pendiente de su vigencia, así evitaras estar corriendo si este caduca.
  • Tener acceso a un sistema que te provea del servicio de timbrado. Hay una opción gratuita que es la que proporciona el SAT, o también puedes contratar el servicio de un PAC o un software especializado.

Donde se hace el timbrado de la nómina

Como te mencionaba en los requisitos, es necesario tener un sistema que te permita hacer este procedimiento. Hay varias opciones con las cuales puedes llegar a este proceso, como son:

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Cuál es el proceso del timbrado de la nómina

El proceso es muy sencillo, lo complicado en algunos casos pueden ser los cálculos. Como el cálculo de la retención de ISR y cada no de los conceptos correspondientes al Infonavit y la Seguridad Social. Para el timbrado del recibo de la nómina el proceso es el siguiente:

1. El primer paso es tener listo el recibo de nómina de cada uno de tus trabajadores. Es decir, saber cuanto le vas a pagar, cuantos días le vas a pagar, cuanto es de la retención de ISR, cuanto corresponde a cada rubro de Seguridad social.

2.  Se hace la verificación de RFC de cada uno de los trabajadores. Este procedimiento se hace de manera automática por el SAT o el PAC o software que utilices. Los que se hace es verificar que exista dicho RFC y que no esté en la lista negra del SAT.

3. El PAC hace la verificación de todos los conceptos del comprobante. Es decir, el PAC revisa la estructura del comprobante, verifica cado uno de los conceptos, y que los totales sean los correctos.

4. Se hace el timbrado del comprobante. Aquí él se hace sellado del documento y se devuelve el documento listo

5. Por último se debe hacer llegar este recibo al trabajador, normalmente es enviado por correo.

Como se puedo corregir si cometí un error en el timbrado de la nómina

En el caso de haber cometido un error en los CFDI de nómina, estos se pueden corregir hasta antes de la declaración de anual, pero es mejor realizar los ajustes cuanto antes. Esto porque el SAT procesa las correcciones en un lapso de 8 a 10 días naturales. Además, recuerda que el SAT notifica al contribuyente sobre errores en algunos casos, pero no puedes confiarte, es tu responsabilidad hacer revisiones.