Inventario perpetuo

El inventario es el elemento vital de su negocio. Necesita suficiente inventario en stock para mantenerse al día con la demanda de los clientes, pero no demasiado para pagar de más por los costos de almacenamiento. Ahí es donde entra en juego un sistema de inventario.

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El sistema de inventario perpetuo es una forma confiable de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real. Siga leyendo para saber qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es un método de gestión de inventario que registra cuándo se vende o se recibe el stock en tiempo real mediante el uso de un sistema de gestión de inventario que automatiza el proceso. Un sistema de inventario perpetuo registrará los cambios en el inventario en el momento de la transacción.

¿Cómo funciona el sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo funciona actualizando los recuentos de inventario continuamente a medida que se compran y venden los bienes. Este método de contabilidad de inventario proporciona una forma más precisa y eficiente de contabilizar el inventario que un sistema de inventario periódico.

A continuación, se ofrece una descripción general paso a paso de cómo funciona este tipo de sistema de inventario.

Paso 1: el sistema de punto de venta actualiza los niveles de inventario

Siempre que se vende un producto, el sistema de gestión de inventario adjunto al sistema POS (punto de venta) aplica inmediatamente el débito al inventario principal en todos los canales de venta. Los escáneres de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia) hacen que este proceso sea rápido y fácil.

Paso 2: el costo de los bienes vendidos se actualiza automáticamente

Siempre que se vende o se recibe un producto, se vuelve a calcular el costo de los bienes vendidos (COGS).

Paso 3: los puntos de reorden se ajustan con frecuencia

Basado en datos históricos, un sistema de inventario permanente actualizará automáticamente los puntos de reorden a medida que las ventas aumenten o disminuyan para mantener un nivel óptimo de inventario en todo momento.

Paso 4: las órdenes de compra se generan automáticamente

Siempre que un artículo o SKU llega a su punto de reorden, el sistema genera una nueva orden de compra y la envía a su proveedor sin intervención humana.

Paso 5: los productos recibidos se escanean en el inventario

Cuando el inventario se envía a su almacén, un empleado del almacén escaneará el producto utilizando un software de administración de almacén (WMS), para que aparezcan en su panel de administración de inventario y lo pongan a disposición para su compra en todos los canales de venta o en algunos de ellos.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas para las empresas de todos los tamaños. No solo ayuda a rastrear los datos de inventario en tiempo real, sino que también ayuda a eliminar los costos laborales y los errores humanos.

Registra datos en tiempo real

Un sistema perpetuo registra las actualizaciones y los movimientos del inventario a medida que ocurren. Esto significa que puede confiar en que sus recuentos de inventario serán precisos en todo momento.

Proporciona un rastreo detallado

Un sistema de inventario perpetuo rastrea los movimientos de inventario y las interacciones a lo largo de su cadena de suministro. Estos datos le brindarán más información sobre los cuellos de botella en sus procedimientos, para que encuentre formas de optimizar su cadena de suministro.

Disminuye los costos de gestión de inventario.

Con actualizaciones en tiempo real, se controlan y minimizan los costos de mantenimiento de inventario y las reposiciones de inventario. Dado que los sistemas de inventario perpetuo automatizan muchos procesos que serían manuales, pueden ahorrar en costos laborales.

Calcula el saldo de inventario de fin de año

Dado que un sistema de inventario perpetuo contabiliza el inventario de forma continua, el saldo de inventario de fin de año se calcula instantáneamente cuando finaliza el año. Esto ayuda a asegurarse de tener números de inventario precisos sobre los que informar con fines contables.

Pronostica la demanda con mayor precisión

Un sistema de inventario en tiempo real simplifica la previsión de la demanda. Los datos históricos de inventario y ventas se pueden utilizar para predecir los ciclos de ventas futuros y garantizar que tenga una cantidad óptima de inventario durante diferentes momentos de la temporada, como las vacaciones.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de inventario permanente y un sistema de inventario periódico?

Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son dos métodos diferentes de seguimiento de inventario que utilizan las empresas para rastrear y monitorear los productos almacenados. El sistema de inventario perpetuo es más avanzado y se usa con más frecuencia que un sistema periódico.

Un sistema de control de inventario perpetuo rastrea el inventario en tiempo real y centraliza los datos de inventario. Los datos de inventario están disponibles para todas las partes del sistema para pronosticar tendencias de ventas, calcular puntos de reorden y artículos de origen que están actualmente agotados.

Un sistema de inventario periódico se mantiene actualizado mediante un recuento físico de los bienes disponibles a intervalos específicos para calcular el costo de ventas utilizando métodos de valoración de inventario como FIFI, LIFO y promedios ponderados. Con un sistema de inventario periódico, una empresa calcula los recuentos de inventario actual al final de un período contable o año financiero e informa al respecto.

Los sistemas de contabilidad de inventarios periódicos normalmente se adaptan mejor a las pequeñas empresas debido al costo de adquirir la tecnología y el personal para respaldar un sistema perpetuo. Una empresa, como un concesionario de automóviles o una galería de arte, podría adaptarse mejor al sistema periódico debido al bajo volumen de ventas y la relativa facilidad de realizar un seguimiento manual del inventario.

Sin embargo, la falta de información precisa sobre el costo de los bienes vendidos o los saldos de inventario durante los períodos en los que no ha habido un recuento de inventario físico reciente podría obstaculizar las decisiones comerciales.

Las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario perpetuo. El aspecto tecnológico del sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas, como la capacidad de identificar más fácilmente los errores relacionados con el inventario. El sistema perpetuo puede mostrar todas las transacciones de forma integral a nivel de unidad individual.

Bajo el sistema perpetuo, los gerentes pueden realizar las compras en el momento adecuado con un conocimiento claro de la cantidad de bienes disponibles en varios lugares. Tener un seguimiento más preciso de los niveles de inventario también proporciona una mejor manera de monitorear problemas como el robo.

Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventario permanente

El seguimiento de inventario es una parte importante de su negocio de comercio electrónico. Es clave para tener existencias disponibles para la venta y garantiza que mantendrá los COGS al mínimo. Un sistema de inventario perpetuo es el método más común utilizado por las empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo es un método de inventario que rastrea los cambios en los niveles de existencias en tiempo real. Proporciona una descripción detallada del inventario disponible y los bienes vendidos.

¿Cómo funciona un sistema de inventario perpetuo?

Con el uso de software de gestión de inventario, un sistema de inventario permanente rastrea los niveles de inventario y los pedidos en tiempo real y centraliza los datos en un solo lugar.

¿Por qué las empresas utilizan sistemas de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo brinda a una empresa de comercio electrónico una vista precisa de los niveles de existencias en cualquier momento sin el proceso manual requerido para un sistema de inventario periódico. La automatización que proporciona un sistema de inventario perpetuo libera tiempo y capital.

¿Cuál es la ventaja de un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario permanente es más preciso que el sistema de inventario periódico menos avanzado. Tener un recuento de inventario más preciso en todo momento evita problemas de falta de existencias y exceso de existencias.