Planeación de inventario

Cualquiera que sea el aspecto de su negocio en crecimiento en este momento, definir un plan de inventario y una estrategia de gestión exitoso es esencial para su seguridad y éxito futuros.

La planificación eficiente del inventario ofrece una ruta rápida para reducir los costos vinculados al inventario muerto, una combinación de productos optimizada, clientes más felices y mayores ingresos y ganancias.

Pero a pesar de la importancia crítica para el negocio de una planificación adecuada del inventario, hoy en día demasiadas empresas no están haciendo todo lo que está a su alcance para planificar adecuadamente

¿Qué es la planificación de inventario?

La planificación de inventario es el proceso de determinar la cantidad y el momento óptimos del inventario con el fin de alinearlo con la capacidad de producción y ventas. La planificación del inventario afecta el flujo de caja y las ganancias de una empresa al tiempo que contribuye a una cadena de suministro eficiente.

Conceptos básicos de planificación de inventarios

El inventario son materiales los almacenados que sirven a una necesidad actual o inminente. Las organizaciones de producción y manufactura tienen materias primas, artículos terminados o trabajos en progreso para incorporarlos a nuevos productos. Los minoristas almacenan artículos terminados o procesados ​​para venderlos directamente a los clientes.

Casi todas las organizaciones tienen inventario. Incluso las organizaciones de servicios, como hoteles o empresas de desarrollo de software, mantienen existencias de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) para respaldar el negocio. Ejemplos de inventario para una empresa que no es de producción o minorista pueden incluir toallas y jabón, limpiador de desagües, bombillas, bolsas de basura para cubículos, bolígrafos y correas de distribución para camiones de reparto. El inventario es uno de los activos más importantes en los libros de una empresa.

Las organizaciones mantienen un inventario por varias razones. Al mantener el inventario, los establecimientos de producción o minoristas pueden garantizar que operen de manera continua e independiente, con cobertura para las variaciones en la demanda de los consumidores o la entrega de existencias. En la fabricación, un inventario adecuado permite a las empresas ser flexibles en la programación de la producción. Puede aprovechar los pedidos a granel para obtener descuentos con inventario planificado.

Flujo de proceso de inventario

Los pasos del flujo del proceso de inventario o el ciclo de vida del inventario se aplican tanto a las organizaciones minoristas, de fabricación, de mantenimiento y de servicios.

  • Compra:
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    Las organizaciones compran inventario basándose en la investigación de planificación de inventario o, si el departamento o la empresa es nuevo, en su mejor estimación de lo que se necesita. Aunque el exceso de inventario es generalmente indeseable, las organizaciones pueden exceder las existencias al realizar sus primeras compras.
  • Almacenar:
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    Las organizaciones deben almacenar o almacenar el inventario en un área limpia y segura, por lo que incurrirán en costos de mantenimiento para cubrir la iluminación y la calefacción o la refrigeración. Las organizaciones deben dedicar tiempo a la investigación y la planificación para comprobar cómodamente las existencias y recuperarlas del almacenamiento.
  • Usar:
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    Las organizaciones toman artículos de inventario del inventario para su propósito previsto como artículos de venta, materias primas o piezas de reparación.
  • Rastrear:
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    El seguimiento del stock a medida que las organizaciones lo recuperan o consumen es esencial para mantener el flujo de producción, el flujo de caja y la satisfacción de los clientes. Solo al hacer un seguimiento de lo que hay en stock, puede saber qué y cuándo volver a realizar un pedido.
  • Reordenar:
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    Puede reordenar o reponer el inventario de forma automática o manual. Los modelos matemáticos, de gestión y de estrategia lo ayudan a comprender el nivel óptimo de existencias que debe mantener, así como la cantidad de artículos que debe pedir y la frecuencia con la que debe solicitarlos.
  • Pronóstico:
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    Las empresas establecidas y las organizaciones más nuevas que han experimentado algunos ciclos de inventario pueden anticipar o pronosticar las necesidades de inventario y el tiempo. La previsión ayuda a garantizar que mantenga niveles óptimos de existencias durante todo el año.
Flujo de proceso de inventario - Trubic

Planificación de inventarios

La planificación de inventario ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada de stock y decidir con qué frecuencia realizar nuevos pedidos. La planificación de inventario ayuda a reducir los costos de mantener los artículos en stock y ayuda a garantizar que haya suficiente stock para fabricar y vender artículos.

La planificación del inventario es una parte esencial de la gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro garantiza que las materias primas, los artículos en curso y los productos terminados se muevan de manera eficiente desde la fuente o la fábrica hasta el consumidor.

Fundamentos de una buena planificación de inventario

La planificación del inventario tiene un impacto directo en el flujo de caja y las ganancias de cualquier organización. Evita el desabastecimiento, por lo que puede mantener la producción en funcionamiento y ahorrar dinero en costosas compras de última hora, y permite descuentos para pedidos regulares y al por mayor. Una buena planificación del inventario requiere la combinación adecuada de personas, procesos y tecnología.

  • Tecnología de planificación de inventario:
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    Puede utilizar un software que inicie pedidos para asegurarse de completar las existencias al nivel adecuado y evitar el exceso de existencias. Los sistemas de planificación digital proporcionan datos históricos para la previsión y una vista de los niveles de inventario actuales. El software adecuado puede ayudarlo a escalar su negocio.
  • Funciones y responsabilidades de planificación de inventario:
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    Los planificadores de inventario analizan las tendencias y brindan pronósticos. Idealmente, los planificadores de inventario trabajan con gerentes de proveedores, líderes de gestión de compras y contratos, analistas financieros de la cadena de suministro y partes interesadas en la producción y el control de calidad.
  • Políticas, procesos y procedimientos de planificación de inventario:
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    Las políticas de inventario lo ayudan a controlar las actividades de planificación y los procesos de mantenimiento de inventario paso a paso. Es esencial que defina y documente sus procesos de planificación de inventario y comunique sus políticas en toda la organización y más allá, particularmente a la cadena de suministro. Sus procedimientos pueden variar desde cómo utiliza la planificación de recursos empresariales (ERP) y otro software de inventario hasta cómo almacena y recoge los artículos. Los procedimientos de inventario y las listas de verificación pueden ayudarlo a guiar al personal del almacén y del centro de distribución en el manejo del inventario.

A pesar de las ventajas de la planificación del inventario, muchas organizaciones no lo hacen. Cuando las empresas no planifican, el asesor o el planificador de inventario suele acudir como un médico durante una emergencia de salud para lidiar con el exceso de inventario o la reducción de las ganancias.

Objetivos de la planificación de inventarios

El objetivo número uno de cualquier negocio, además de ganar dinero, es la satisfacción del cliente. En términos de inventario, si el producto adecuado en las mejores condiciones no está disponible en el momento adecuado, la lealtad del cliente puede verse afectada. La lealtad del cliente puede afectar las ganancias porque conseguir nuevos clientes es más costoso que retenerlos, y los clientes leales gastan más a medida que pasa el tiempo.

  • Pronóstico:
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    También conocida como estimación de inventario, la previsión es un proceso sistemático de utilizar un plan de marketing para predecir las ventas futuras y, por lo tanto, los requisitos de inventario futuros. Una contraparte de la previsión es el control de inventario, el proceso de contar y mantener los artículos del inventario para comprender los patrones de uso y mantener niveles óptimos de inventario.
  • Control de costos:
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    Los costos de inventario, o los costos de mantenimiento y almacenamiento, pueden sumar un 20-30% de los costos de su negocio. Los costos de mantenimiento pueden incluir el costo de compra de los artículos, los impuestos, la mano de obra para recibir y colocar el inventario, el seguro, la seguridad e incluso la obsolescencia del stock, que es el stock que está fuera de demanda, viejo o en exceso. El objetivo de la planificación del inventario es reducir todos estos costos.
  • Almacenamiento eficiente:
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    Con instalaciones de almacenamiento bien diseñadas y al iterar el diseño y la distribución a lo largo del tiempo, puede tener un impacto favorable en los resultados finales. El uso final del inventario, ya sea en la fabricación, producción o cumplimiento, influye en el diseño. El punto clave es organizar los artículos de alta demanda para reducir el tiempo de viaje. En este caso, una alta demanda equivale a una solicitud frecuente en lugar de una gran cantidad de artículos.

Desafíos en la planificación de inventarios

La planificación del inventario y la planificación de la demanda presentan múltiples desafíos, ya sea para el comercio minorista o la fabricación. Además de la dificultad de anticipar los requisitos y las ventas futuras, una variedad de barreras pueden obstaculizar la previsión. En el comercio minorista, la propia naturaleza del negocio a veces oculta los enfoques razonados de los pedidos de existencias.

Otros factores pueden complicar el proceso de planificación en sí:

  • Datos desorganizados:
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    Necesita niveles históricos de inventario e información de ventas, pero a menudo estos datos residen en más de un sistema. Es posible que deba buscar sistemas de contabilidad, cumplimiento, logística o de punto de venta (POS) para unir una imagen completa. Si tiene otras responsabilidades, esto podría llevar tiempo.
  • Sin automatización:
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    El software proporciona capacidad de seguimiento y reorden automáticos. Los seres humanos cometen errores, como olvidar hacer pedidos o contabilizar mal las existencias.
  • Personal no capacitado:
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    Por otro lado, el software es tan útil como los datos que ingresan los usuarios. El personal requiere una capacitación adecuada en cualquier sistema para obtener los mejores resultados. Una gestión deficiente de los datos maestros también restringe la utilidad de los datos y puede generar problemas como tiempos de entrega mal calculados.
  • Inventario perecedero:
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    El inventario perecedero incluye artículos con una fecha de vencimiento que se deterioran con el tiempo, como alimentos y cosméticos, y algunos artículos de servicio, como mesas de restaurantes o entradas para conciertos. Las existencias perecederas requieren un esfuerzo hábil para mantener los niveles de servicio sin pedir un inventario que exceda la demanda y luego se estropee o se vuelva obsoleto.
  • Dependencia excesiva de la automatización:
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    La tecnología por sí sola no puede planificar el inventario. Según Outcalt, “existe la ilusión de que las computadoras y los sistemas POS están reemplazando la capacitación sólida en planificación de inventarios o se están encargando de la planificación. Los sistemas POS, como los sistemas contables, son historiadores. Muestran al centavo lo que ya ha sucedido. Pero, ¿cómo se proyecta hacia adelante? ¿Cuál es su plan de ganancias para el año? ¿Cuál es su plan de compras para el año? Para muchos minoristas, es como conducir por la autopista a 65 millas por hora con los faros apagados. ¿Podrías hacer eso? No. Pero así es como están impulsando sus negocios, avanzando rápidamente. Necesitan el plan para poder mirar hacia adelante y ver cómo adaptarse ".
  • Almacenamiento multicanal:
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    Las organizaciones con frecuencia extraen inventario de múltiples ubicaciones, como tiendas físicas, centros de distribución o almacenes. El seguimiento de diversas fuentes agrega complejidad tanto a la gestión de inventario como al cumplimiento de pedidos. El cumplimiento de pedidos desde diversas ubicaciones aumenta los costos de envío, lo que frustra a los clientes que esperan.
  • Recuentos de ciclo limitado:
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    Con un recuento de ciclos anual, reduce la efectividad porque generalmente significa cerrar las operaciones durante al menos un día. Puede adoptar un enfoque más manejable e informativo con conteos frecuentes en inventario selecto.
  • Proceso de selección deficiente:
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    Con una disposición ineficaz de las existencias, reduce la productividad. Considere qué tan lejos deben viajar los artículos desde el inventario hasta el espacio minorista o el piso de producción. Coloque los artículos solicitados con frecuencia en áreas para una rápida recuperación.
  • Sin comunicación interfuncional:
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    En algunas organizaciones, I + D, adquisiciones, producción y control de calidad no hablan de los requisitos de inventario y los problemas potenciales hasta que ocurren los problemas durante la producción.
  • Los planificadores se van:
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    Con frecuencia, los planificadores de inventario aprenden su marca y trabajan durante algunas temporadas para desarrollar el conocimiento de los patrones de ventas, y luego continúan. Los nuevos planificadores de inventario pueden tener dificultades para comprender los antecedentes y el entorno del inventario sin datos históricos precisos o sistemas sólidos para capturarlos.

Qué no puede hacer la planificación de inventario

Aunque debe practicar la planificación del inventario, asegúrese de comprender sus limitaciones. Por ejemplo, la planificación requiere tiempo y dinero, y puede desperdiciarlos si no implementa bien el plan o si los abandona para obtener descuentos porque el plan no parece generar ganancias lo suficientemente rápido. Además, para que el plan funcione, el personal debe seguir los procesos. Pero no hay garantías de que el personal capacitado no se vaya. Y aunque un sistema de inventario sólido puede emerger y mitigar las pérdidas, no impide que las personas roben.

Ventajas de la planificación de inventario

Una buena planificación del inventario ofrece muchas ventajas. En un nivel alto, comprender lo que tiene hoy le ayuda a predecir el futuro.

Según Outcalt, "si los propietarios no planifican el inventario con anticipación, deberían dejar de vender al por menor. No planificar es un factor decisivo. Y el número más importante en el que centrarse es su inventario final objetivo para cada mes de su plan ".

Cuanto antes planifique el inventario futuro, antes obtendrá estos beneficios de la planificación:

  • Reducir o eliminar desabastecimientos.
  • Reducir o eliminar los excedentes de existencias, que agotan el margen de beneficio
  • Optimice el stock para que pueda detectar fácilmente los artículos que se mueven lentamente y que necesita descontar.
  • Gire las existencias hacia las pantallas frontales para eliminar los artículos obsoletos o perecederos.
  • Incrementar el flujo de caja mediante el flujo de inventario. La planificación del inventario es fundamental para las empresas más pequeñas, que dependen de una rotación rápida.
  • Aumente las ganancias con una producción eficiente o ventas sólidas. Outcalt explica: “En el comercio minorista, la única forma en que ganan dinero es cambiando ese inventario: traerlo, deshacerse de él, ya sea en línea o a través de las tiendas físicas. El inventario es el dinero inmovilizado en su balance. Y cuanto más dinero esté inmovilizado en el balance, menos efectivo tendrá y más deuda tendrá. Es simple: cuanto menor sea el inventario, mejor estará. Cuanto más altas sean las vueltas, más fuerte será el minorista. Vender inventario es la única forma de ganar dinero ".
  • Recupere fácilmente artículos del almacén o almacén.
  • Mitigar el robo y el abuso. Las materias primas y los bienes no controlados pueden desaparecer fácilmente.
  • Elimina redundancias, o un exceso del mismo objeto, y evita la obsolescencia, o los artículos que permanecen demasiado tiempo en el inventario.
  • Supere la variabilidad en la cadena de suministro. Los problemas de los proveedores, como cortes de energía o problemas de transporte, pueden retrasar los reabastecimientos. Una buena planificación lo ayuda a mantener los niveles de servicio, que son los niveles de seguridad que brinda a los clientes de que las ventas y el tiempo de producción no se pierden por falta de existencias.

Datos y artesanía en la planificación de inventarios

Nadie puede predecir perfectamente el inventario de medio año a un año en el futuro. Para acercarse a la marca se requieren datos en tiempo real sobre el inventario y la comunicación entre operaciones, finanzas, comercialización y marketing. No solo necesita los datos correctos, sino también la capacidad de interpretarlos. Por el contrario, también debe comprender los matices de su marca o producto y el contexto de la marca en el ecosistema comercial más amplio. Su comprensión de las influencias y las tendencias ayudará a orientar las decisiones sobre descuentos y promociones.

Planificación de Requerimientos de Materiales

La planificación de requisitos de materiales (MRP) se utiliza en la planificación de la producción y el control de inventario para mantener niveles de inventario óptimamente bajos al tiempo que se garantizan entregas regulares de recursos y producción de calidad. Las organizaciones anteriormente realizaban prácticas de MRP manualmente en papel.

Hoy en día, las empresas realizan un seguimiento del inventario en software. MRP incluye tres pasos básicos:

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MRP utiliza dos entradas clave: el programa maestro de producción y la lista de materiales (BOM). Un programa de producción maestro describe los requisitos semanales de personal, el inventario requerido y la tasa de producción esperada de los entregables. Es la guía de alto nivel para administración, compras y producción a partir de la cual la administración crea programas a corto plazo y asignaciones de recursos. ABOM es una lista completa de todas las materias primas, piezas y subconjuntos necesarios para un producto terminado. Las organizaciones pueden utilizar las listas de materiales internamente o los asociados de fabricación pueden compartirlas entre sí. Una lista de materiales es un insumo esencial para un sistema MRP.

Control de inventario

Mientras que la planificación de inventario mira hacia el futuro para anticipar las necesidades, el control de inventario aborda los procesos de recepción, desembalaje, verificación, almacenamiento y emisión de inventario. Las empresas utilizan el control de inventario para establecer sistemas de reabastecimiento, incluidos puntos de reorden y cantidades de reorden.

Algunos establecimientos utilizan el análisis ABC para clasificar las existencias en función del valor de consumo, que es el valor total de un artículo durante un período determinado. Los artículos tienen el valor de consumo más alto y los artículos tienen el valor más bajo. Este análisis se centra en los artículos de stock críticos.

El rol del planificador de inventario

Un planificador de inventario analiza la demanda y decide cuándo y cuánto inventario nuevo pedir. Suponga que es un planificador de inventario para un hipermercado. Su año laboral podría fluir así:

  • Pretemporada:
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    Antes de que comience la temporada, el planificador de inventario analiza el rendimiento de SKU de temporadas anteriores. El planificador también necesita datos de antecedentes importantes sobre las marcas de la competencia, como sus promociones y precios. El planificador luego esboza el plan de pretemporada para establecer niveles de categoría, o cuánto de cada tipo de producto debe venderse.
  • En temporada:
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    Cada semana, el planificador evalúa el rendimiento del producto y de la categoría para determinar si las ventas superan o se quedan atrás de los objetivos. Los resultados influyen en los productos de bajo rendimiento que se eliminan del stock. Esta evaluación semanal proporciona una imagen del estado de la empresa a través del filtro de inventario.
    • Recapitulación del negocio:
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      El planificador debe aprender a leer el negocio en función de promociones, problemas de distribución, promociones de vacaciones o eventos meteorológicos. Las ventas con descuento pueden ofrecer un buen rendimiento, aunque los minoristas a menudo se resisten. El planificador puede realizar un análisis para revelar el tipo de beneficios que obtienen estos descuentos.
    • Rebajas y promoción:
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      Las rebajas pueden ayudarlo a mover inventario adicional cuando los artículos no se venden bien. Las promociones pueden ayudarlo a atraer compras no planificadas y mover artículos de temporada. El trabajo del planificador de inventario es comprender cómo utilizar estas herramientas en el contexto de la empresa.
    • Proceso de nueva previsión:
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      La comprensión del planificador de los patrones de ventas y las nuevas tendencias semana a semana informa las iteraciones de los pronósticos.
    • Inventario de hoja perenne o básico:
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      El inventario básico es más fácil de predecir y los planificadores generalmente pueden organizarlo por separado del inventario estacional.
  • Postemporada:
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    Los planificadores, compradores y comerciantes trabajan juntos para revisar los resultados anticipados y reales de la temporada en función de la experiencia financiera y de inventario.

Cómo desarrollar un plan de inventario

Un plan de inventario es un esquema que una empresa puede seguir a diario. Un plan ayuda a una organización a ordenar, rastrear y procesar existencias. Idealmente, debe seguir los objetivos comerciales al crear el plan de inventario. Tenga en cuenta estas preguntas al desarrollar una estrategia de inventario:

¿Cuál es el volumen del producto?

Es posible pronosticar la demanda. Para el comercio minorista, utilice la investigación de palabras clave para informar las búsquedas de Tendencias de Google. Su software de planificación de inventario también debe mostrar tendencias históricas, o puede probar Google Analytics para comprender las tendencias de la actividad del comercio electrónico. Con base en esta investigación, programe pedidos para acumular existencias cuando prevea una alta demanda. Incluya artículos para ventas fuera de las horas pico.

¿Qué factores influyen en el inventario?

Los factores que influyen en la demanda incluyen la publicidad bien considerada, los recortes de precios y las ofertas de la competencia, los ingresos y el contexto de su mercado objetivo, la demanda estacional, las tendencias y las preferencias de los clientes.

¿Es eficiente el almacén?

En un espacio de almacenamiento bien organizado, el personal puede colocar fácilmente nuevas entregas y seleccionar rápidamente los artículos para su cumplimiento. El área debe ser lo suficientemente grande para acomodar existencias adicionales cuando los proveedores ofrecen ventas, pero no tan grande como para que tenga que pagar el alquiler y la electricidad por el espacio no utilizado. La ubicación de un almacén puede proporcionar ventajas económicas; un almacén ubicado cerca de un proveedor puede reducir los costos de envío y permitirle recibir materiales antes que la competencia. Las empresas de logística de terceros (3PL) pueden administrar el almacenamiento y el cumplimiento por usted.

¿Se simplifica el proceso de pedido?

Busque formas de mejorar la conexión entre el inventario y la gestión de pedidos.

¿Qué puedes automatizar?

Los sistemas POS y otras funciones reducen los errores en las tareas detalladas y repetitivas, y liberan a los empleados para que se concentren en mejorar la planificación y los procesos.

Modelos y estrategias de reabastecimiento de inventario

Las buenas prácticas en la planificación y el control del inventario pueden ayudarlo a mantener un inventario reducido, algo así como la temperatura de la papilla de Ricitos de Oro: es la correcta, ni demasiado ni demasiado poco. Pero encontrar el nivel adecuado puede resultar problemático.

Para Outcalt y Johnson, un plan abierto para comprar es esencial para los minoristas.

“Un plan abierto a la compra es básicamente una jerga para un presupuesto de cuánto inventario máximo va a traer”, explica Johnson. “La otra cosa sobre el control del inventario es que muchos minoristas tienen ventas muy estacionales. Las ventas suben y luego bajan. Las ventas minoristas generalmente aumentan durante las vacaciones y luego disminuyen durante enero y febrero. La clave es que sus niveles de inventario también suben y bajan. En enero, su inventario debe volver a bajar. Es fácil subir, pero si no lo controla para bajarlo, así es como termina con un exceso de inventario. Y eso crea todo tipo de problemas de flujo de caja ".

Para Whiteley, la planificación del inventario es simple: “Comprenda la voz del cliente, comprenda las ecuaciones de transformación del inventario, reúna a la gente para hablar sobre ello; estas son las mejores cosas que puede hacer. Cuando trabaja en silos, se deja abierto a exigir amplificación. Haga que todos comprendan los parámetros y las matemáticas. Eso es lo mejor que puedes hacer ".

Modelos de inventario

Los modelos de inventario ayudan a las organizaciones a determinar la cantidad óptima de inventario para ordenar.

Para este propósito, las empresas suelen utilizar el control de inventario continuo. Este modelo utiliza la función Cantidad de orden económica (EOQ) para determinar órdenes fijas, que se activan cuando el stock alcanza un mínimo predeterminado. Las organizaciones más grandes que tienen una demanda o líneas de productos constantes y predecibles a menudo favorecen este método.

Con el método EOQ, puede determinar los costos de pedido óptimos y los costos de descuento para pedidos más grandes cuando los costos son consistentes en el tiempo. También puede utilizar el modelo EOQ para determinar el tamaño del lote de producción y el tamaño del lote de trabajo en curso que estará disponible para la siguiente etapa de producción o para entregar al cliente. El modelo también puede mostrarle cuántos pedidos se realizarán en un año.

Fórmula EOQ

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Por el contrario, el sistema de control de inventario periódico coloca pedidos después de un período predeterminado. Con los pedidos periódicos, puede ajustar las cantidades y los tipos de artículos de stock para reflejar los cambios en la línea de productos y la demanda. Las empresas más pequeñas o aquellas con stock estacional pueden optar por la reposición periódica.

Las herramientas y modelos de inventario adicionales incluyen lo siguiente:

  • JIT (Justo a tiempo):
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    Una estrategia Kanban popular en la fabricación y producción, justo a tiempo alinea las entregas de inventario con los programas de producción para ordenar el inventario a medida que la empresa lo usa.
  • Inventario ajustado:
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    Un enfoque de inventario ajustado aprovecha los métodos de mejora continua para reducir las pérdidas de tiempo, materiales y esfuerzo.
  • VMI (Inventario gestionado por el proveedor):
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    El proveedor, como el vendedor, administra el inventario reabasteciendo los niveles de stock cuando es necesario.
  • Modelo crítico fractil o vendedor de noticias:
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    Debido a que este modelo de inventario y producción proporciona más provisiones para la variabilidad en la demanda, los usuarios sienten que refleja situaciones de inventario realistas. El modelo se centra en productos perecederos, como los diarios. Una alternativa reciente al fractile crítico es el método de redes neuronales profundas.

Consejos de inventario ajustado

Para administrar bien el inventario, debe aplicar un estudio y análisis continuo. Los siguientes son pasos para optimizar el inventario:

  • Revise el inventario periódicamente y revise los patrones de almacenamiento a medida que aparezcan nuevas tendencias. Las prácticas de almacenamiento deben adaptarse a cada artículo; no todos los artículos tienen la misma demanda o programa de entrega.
  • Su plan de inventario debe adaptarse a su situación particular. Solo un análisis detallado de los artículos individuales en su inventario y sus tasas de rotación puede revelar la naturaleza de su inventario.
  • Practica la gestión de catálogos. En otras palabras, comprenda los patrones para cada categoría de artículo. La gestión de catálogos puede ser particularmente importante para inventarios amplios y diversos. “En el comercio minorista, hay muy pocos elementos controlables, y uno que es muy controlable es el inventario”, explica Outcalt. “Los planificadores expertos, que con frecuencia son pequeñas empresas, son muy astutos a la hora de controlar su inventario. Planean hasta el último centavo cuál será su inventario al final de cada mes, y si es alto, se encargan de ello de inmediato. Desafortunadamente, los minoristas más grandes, digamos, con 50, 100 o 500 tiendas, ya no se adhieren a esa disciplina ".
  • No puede administrar el inventario en un silo sin la participación de las áreas funcionales ascendentes y descendentes. Las partes interesadas de cada área funcional deben comprender los requisitos de los demás. A medida que conozca los problemas de los miembros del equipo, observe las posibles mejoras y recopile datos. Además, considere la posibilidad de realizar una autoevaluación sobre la eficacia de sus sistemas actuales o utilizar un servicio de evaluación comparativa de terceros. Utilice esta información para crear una visión de un método mejorado y luego compártala con el resto de la organización.

KPI de planificación de inventario

Las métricas y los KPI pueden ayudarlo a usted y a las partes interesadas de la organización a medir el éxito de las personas y los procesos de planificación de su inventario. Considere implementar KPI como estos y otros que puedan ser pertinentes para su negocio:

  • Volumen de ventas de inventario
  • Llevando el costo de ventas
  • Niveles de satisfacción del cliente
  • Ventas diarias o movimiento de inventario.
  • Precisión de pronóstico
  • Precisión del sistema para cuantificar la precisión con la que su sistema refleja el stock físico
  • Uso de la capacidad de almacenamiento
  • Porcentaje de pedidos retrasados por falta de existencias

Sistemas de planificación de inventario

Los sistemas de control de inventario ERP mejoran la visibilidad, el control y el análisis en todas las instalaciones, desde las fábricas hasta los almacenes, incluidas las instalaciones dinámicas. Son notables los módulos de gestión de materiales (MM) que coordinan los pedidos con el aprovisionamiento y otros módulos.

Aunque los sistemas ERP incluyen administración de ubicación para inventario, generalmente no incluyen sistemas de administración de almacén (WMS) listos para usar, que se centran menos en el stock y más en las operaciones del almacén.

Los sistemas de inventario heredados incluyen el sistema CARDEX. En este sistema, cada contenedor llevaba una tarjeta de contenedor impresa. El personal actualizó la tarjeta a medida que se agregaba o quitaba inventario del contenedor. Al mismo tiempo, el personal registró las transacciones de acciones manualmente en los registros. En el pasado, el proceso de administrar físicamente el inventario incluía listas de almacenamiento impresas y listas de selección que los operadores usaban para almacenar o recuperar el inventario. Los operadores registraron los números de contenedores y paletas en un bolígrafo en cada lista y luego los pasaron a los empleados de ingreso de datos para actualizarlos en el WMS. La llegada de los códigos de barras y los escáneres significó que aparecieran pegatinas impresas en cada contenedor. Un operador con un escáner de mano registra automáticamente cada actividad con mayor eficiencia y precisión. Con la extensión de las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) a lo largo de las cadenas de suministro, debería ser posible una mayor visibilidad y precisión.

Aunque todas las empresas necesitan un sistema, una plataforma empresarial puede resultar demasiado potente para una pequeña empresa. Algunas empresas comienzan con una hoja de cálculo o una aplicación de inventario simple para registrar códigos de barras. Si su empresa es pequeña y conoce los códigos, considere la posibilidad de crear su propia aplicación.

Excel como herramienta de planificación de inventario

Algunas organizaciones pueden considerar usar Excel para planificar y realizar un seguimiento del inventario. Si vende cerámica casera en el mercado de agricultores local de los sábados, Excel puede funcionar. Sin embargo, rastrear miles de artículos es casi imposible. Además, Excel no ofrece información en tiempo real sobre el inventario actual o la capacidad analítica para ayudar con la previsión. Finalmente, Excel es propenso a errores debido al requisito de entrada manual de datos.

Cómo desarrollar un sistema de inventario

Al seguir los pasos básicos, puede crear un nuevo plan o devolver un sistema problemático existente al camino del éxito. Debe iterar sus políticas y procesos de planificación y seguimiento de inventario a lo largo del tiempo.

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Importancia de la planificación de inventarios

Una buena planificación del inventario puede hacer o deshacer el crecimiento y la rentabilidad. Algunos analistas dicen que los minoristas pierden hasta un billón de dólares por falta de existencias al año. Sin embargo, muchos minoristas exceden las existencias hasta en un 50%.

“Hay otra epidemia de obesidad en Estados Unidos: ese es el negocio minorista sobre inventariado”, dice Johnson. “Muchos minoristas son reacios a hacer rebajas con la suficiente rapidez porque están tratando de mantener el margen bruto, y eso es una búsqueda falsa porque les cuesta más tener el efectivo inmovilizado en un inventario que no se está vendiendo. Es mucho mejor para ellos marcarlo rápidamente. La primera rebaja es la más barata: sáquela de allí para que pueda recuperar todo el efectivo que sea posible y devolver ese efectivo al inventario que tiene más probabilidades de venderse ".

Otros costos de una mala planificación del inventario incluyen:

  • Insatisfacción del cliente
  • Mayores gastos operativos
  • Exceso de inventario y obsolescencia
  • Escasez y desabastecimiento
  • Pedidos pendientes frecuentes
  • Mala relación con los proveedores
  • Exceso o escasez de capacidad de almacenamiento

Plan de Inventario Graduado

La planificación de inventario graduada, o el reabastecimiento gradual, alinea los tamaños y tiempos de los pedidos con el volumen de producción y ventas. A medida que la producción o las ventas reducen el inventario, se reemplaza. Nunca hay demasiado o muy poco de ningún artículo.