Definición de planificación de recursos empresariales (ERP)

ERP significa “Planificación de recursos empresariales” y se refiere al software y los sistemas que se utilizan para planificar y gestionar toda la cadena de suministro central, la fabricación, los servicios, los procesos financieros y otros de una organización. El software de planificación de recursos empresariales se puede utilizar para automatizar y simplificar las actividades individuales en una empresa u organización, como contabilidad y adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de relaciones con los clientes, gestión de riesgos, cumplimiento y operaciones de la cadena de suministro.

Las aplicaciones ERP individuales pueden ofrecer software como servicio (SaaS), mientras que un conjunto completo de aplicaciones ERP forma un sistema ERP que se puede utilizar para comunicar y unir procesos comerciales de manera efectiva para permitir un flujo de datos entre las aplicaciones, generalmente a través de bases de datos comunes. ya sea en el sitio / en las instalaciones o en la nube.

Los ERP conectan todos los aspectos de una empresa. Un sistema de software ERP permite un mejor desempeño y gestión de proyectos que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre la salud y los procesos financieros de una organización.

Una breve historia de la planificación de recursos empresariales (ERP)

El término “ERP” fue utilizado por primera vez en la década de 1990 por el Grupo Gartner, pero el software y los sistemas de planificación de recursos empresariales se han utilizado en la industria manufacturera durante más de 100 años y continúan evolucionando a medida que las necesidades de la industria cambian y crecen.

Historial / cronología de ERP:

1913: Un ingeniero llamado Ford Whitman Harris desarrolló el modelo de Cantidad de orden económica (EOQ), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción.
1964: Toolmaker Black and Decker adoptaron la primera solución de planificación de requisitos de materiales (MRP) que combinaba EOQ con una computadora central.
Década de 1970-1980: las tecnologías informáticas evolucionaron y el software conceptual manejó actividades comerciales fuera de la fabricación, incluidas finanzas, datos de recursos humanos y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
1983: MRP II se desarrolló y presentó “módulos” y componentes de fabricación centrales integrados, y tareas de fabricación integradas en un sistema común de datos compartidos.
Década de 1990-2000: Gartner Group acuña el término “ERP” para diferenciarlo de los sistemas de solo MRP. Los sistemas ERP se expandieron para abarcar la inteligencia empresarial mientras manejan otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la automatización del marketing y el comercio electrónico.
2000-2005: Las soluciones de software ERP basadas en la nube llegan cuando los fabricantes de software ERP crean productos “habilitados para Internet”, proporcionando una alternativa a los modelos cliente-servidor tradicionales en las instalaciones.
Hoy: Software-as-a-Service (SaaS) y Anything-as-a-Service (XaaS) ofrecen nuevos modelos de entrega para ERP. El acceso remoto basado en la web para las soluciones ERP en la nube proporciona soluciones móviles, seguridad e integración con las industrias cambiantes y las tecnologías inteligentes, incluidas integraciones con Internet de las cosas (IoT), Internet de todo (IoE) e incluso redes sociales para brindar servicios integrales. soluciones para cada industria

¿Cómo funciona un sistema ERP?

El objetivo principal de un sistema ERP es aumentar la eficiencia organizativa de una organización mediante la gestión y mejora de la forma en que se utilizan los recursos de la empresa. Mejorar y / o reducir la cantidad de recursos necesarios sin sacrificar la calidad y el desempeño son claves para mejorar de manera efectiva el crecimiento y la rentabilidad del negocio.

Los sistemas ERP generalmente cubren todos los aspectos de las operaciones comerciales y comúnmente brindan:

Un sistema integrado
Base de datos común
Operación en tiempo real
Soporte para todas las aplicaciones / componentes
Interfaz de usuario común en todas las aplicaciones / componentes
Implementación local, alojada en la nube o SaaS

El software ERP tiene la capacidad de recopilar y comparar métricas entre departamentos y proporcionar varios informes diferentes basados en roles o preferencias específicas del usuario. Los datos recopilados agilizan la búsqueda y la generación de informes sobre los datos y brindan una vista completa del desempeño comercial con información completa sobre cómo se gastan los recursos.

ERP sincroniza los informes y la automatización al reducir la necesidad de mantener bases de datos y hojas de cálculo independientes que tendrían que fusionarse manualmente para generar informes. Esta recopilación de datos e informes combinados ofrece información valiosa, como dónde reducir costos y agilizar los procesos, proporcionando la información para tomar decisiones comerciales en tiempo real.

Tipos de sistemas ERP y opciones de implementación de software ERP

El software de planificación de recursos empresariales se considera un tipo de “aplicación empresarial”, que se refiere al software diseñado para satisfacer las necesidades de software de una organización y mejorar el rendimiento empresarial. Hay muchos sistemas ERP diferentes disponibles en la actualidad que varían mucho según el tamaño, la función y las necesidades de una organización. Los tipos de sistemas ERP generalmente se refieren a opciones de implementación e incluyen ERP en la nube, ERP local y ERP híbrido (algunos sistemas en la nube y otros en las instalaciones).

Cada sistema de solución ERP a menudo se adapta para admitir diferentes aspectos de una empresa, cumplir con los requisitos comerciales de una organización y tener diferentes métodos de implementación.

ERP para grandes empresas frente a ERP para pequeñas empresas

En el pasado, el “ERP para grandes empresas” se dirigía a las grandes organizaciones que a menudo implementaban soluciones ERP in situ / locales y tenían una gran cantidad de recursos para dedicar a TI y otro soporte para analizar, personalizar, actualizar e implementar sus soluciones de software.

La frase “ERP para pequeñas empresas” o “ERP para PYMES (pequeñas y medianas empresas)” se refiere comúnmente a los sistemas de software ERP con aplicaciones de gestión empresarial creadas normalmente para satisfacer las necesidades específicas de una pequeña y mediana empresa.

Hoy en día, estas frases se usan con menos frecuencia, ya que el factor importante no es el tamaño de la empresa, sino que determina si el sistema ERP está abordando de manera efectiva los requisitos comerciales actuales y futuros, sin importar el tamaño de la organización. la necesidad de personalizaciones costosas, adaptarse al rápido ritmo del cambio empresarial, abordar las tecnologías futuras y cumplir con otros requisitos identificados.

Tipos de sistemas ERP: Cloud vs On-Premise vs Hybrid

Hay tres tipos principales de sistemas ERP que funcionan con diferentes opciones de modelo de implementación. Los tipos más comunes de sistemas ERP incluyen ERP en la nube, ERP local y ERP híbrido.

El software ERP localse implementa en el sitio y se mantiene en el espacio físico de la oficina dentro de una organización, alojado en las propias computadoras y servidores de la empresa para un control total, soporte y propiedad de todo el sistema una vez implementado.
El software ERP basado en la nubees una solución basada en la web, conocida como Software como servicio (SaaS), donde una organización accede y almacena datos en cualquier dispositivo con conexión a Internet, generalmente mediante la compra de una suscripción. Soporte continuo, actualizaciones, capacitación y personalizaciones flexibles respaldadas por el proveedor de software.
El software ERP “híbrido”se refiere a una implementación combinada de soluciones de sistema ERP locales y basadas en la nube. La combinación de servicios de hospedaje e implementación varía según el proveedor. Estos modelos pueden proporcionar a los usuarios de ERP la flexibilidad de migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente.

Los diferentes proveedores de ERP admiten diferentes opciones de modelos de implementación. Las combinaciones de opciones, a menudo denominadas implementación “híbrida”, pueden ofrecer una combinación de servicios de hospedaje e implementación. Estos modelos pueden proporcionar a los usuarios de ERP flexibilidad para migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente.

¿EN qué industrias se puede utilizar ERP?

El software ERP se puede utilizar en cualquier industria para ayudar a que una empresa sea más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación eficaz que puede administrar la información entre los departamentos internos y externos, ayudar con las actividades diarias para administrar proyectos, realizar un seguimiento del cumplimiento de las pautas y manejar las complejidades del día a día que vienen con la gestión de un negocio.

Debido a que las raíces del software de planificación empresarial están estrechamente asociadas con la fabricación, existen sólidas soluciones ERP de fabricación que se adaptan a una variedad de industrias específicas. Los sistemas de software ERP son muy diversos y son partes clave de muchas industrias, que incluyen, entre otras:

Fabricación
Maquinaria y componentes industriales
Construcción y mejoramiento del hogar
Electrónica y Tecnología
Automotor
Aeroespacial y Defensa
Ciencias de la salud, farmacéuticas y biológicas
Agroindustria, Ganadería y Agricultura
Alimentos y bebidas
Salud y hostelería
Ropa, bienes de consumo y venta al por menor

Con el tiempo, los sistemas ERP han crecido para incluir soporte para otras aplicaciones y “módulos ERP” que respaldan la función comercial diaria. En muchos sistemas ERP, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos ERP, que incluyen, entre otros:

Contabilidad financiera
Contabilidad de gestión
Recursos humanos
Fabricación
procesando orden
Gestión de la cadena de suministro
Gestión de proyectos
Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Servicios de datos

¿Cuándo necesita su empresa un ERP?

El desarrollo empresarial a menudo se centra en objetivos que coinciden con el crecimiento a corto y largo plazo de una empresa, así como en el análisis de los posibles desafíos empresariales. La realización de un análisis regular de los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar integrar un sistema ERP.

Se debe tener en cuenta una solución ERP cuando los sistemas y procesos comerciales existentes son:
Ya no funciona o funciona de manera ineficiente (estrangulamiento / cuello de botella)
Ya no apoye el crecimiento de la empresa
Carecen de los requisitos de seguridad actuales para mitigar el riesgo.

Identificar los procesos rotos es importante para el crecimiento y encontrar áreas de mejora. A continuación, se muestran algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no respalda el crecimiento de la empresa:

Utilizar / Depender en gran medida de bases de datos / hojas de cálculo / programas independientes que requieren procesos manuales para la gestión de datos y no están sincronizados con regularidad
La información y los análisis son de difícil acceso y / o están desactualizados
Los procesos cotidianos son difíciles o consumen demasiado tiempo, como la contabilidad en papel, los informes financieros, etc.
Las ventas y la experiencia del cliente se ven perjudicadas debido a datos inexactos o incompletos y provocan una mala reputación de confiabilidad y servicios.
Procesos de TI ineficientes / complejos / complicados. Los sistemas actuales tienen mala escalabilidad, soluciones heredadas de sistemas fragmentados.
El tiempo de TI se dedica a arreglar / parchear sistemas heredados para intentar mantenerse al día con el crecimiento.
No es compatible con tecnologías nuevas y avanzadas como IoT, inteligencia artificial, etc.

Una vez que se identifican los procesos rotos, las empresas pueden dar los siguientes pasos para superar estos desafíos comerciales y respaldar el crecimiento empresarial.

¿Su negocio de fabricación tiene las características de una empresa de fabricación adaptable para sobrevivir y prosperar?

¿Cómo puede ERP ayudar a mejorar y hacer crecer un negocio?

Los sistemas ERP se utilizan para ayudar a las empresas de todos los tamaños a superar los desafíos, desde pequeñas empresas hasta grandes empresas. Es posible que las primeras prácticas comerciales ya no se mantengan al día con la creciente demanda y requieran herramientas comerciales más eficientes, como ERP, para administrar de manera efectiva los sistemas y recursos de una empresa.

Los sistemas de software ERP brindan muchos beneficios para la salud y el crecimiento de una empresa.

Los beneficios y el valor comercial de ERP

Ahorro de costos y mayor eficiencia de ROI. Mayor productividad y eficiencia como resultado de la integración y automatización que proporciona el software ERP
Mejore la percepción empresarial. Mejore la toma de decisiones con una única fuente agregada de datos veraces y en tiempo real
Gestionar el cumplimiento normativo. Gestione y supervise el cumplimiento de las normas reglamentarias e incluso configure alertas de incumplimiento.
Mitigar y reducir el riesgo. Automatice las operaciones comerciales centrales, las tareas manuales y los informes. Reduzca los errores humanos y libere tiempo y recursos de los empleados
Mejora la colaboración. Derribe las barreras de comunicación para una colaboración y coordinación eficientes para mejorar la eficiencia del trabajo.
Mejorar la confiabilidad de la cadena de suministro y la red de distribución. Utilice MRP impulsado por la demanda para pronosticar la oferta y la demanda y prepararse para los flujos en los pedidos y la cadena de suministro
Escalabilidad. La infraestructura consistente para operaciones optimizadas puede crecer a medida que crece su negocio
Optimice la gestión de clientes y socios. servicio, gestión de relaciones con el cliente, así como gestión de socios y proveedores con conocimiento de la información compartida sin problemas

Cómo seleccionar un sistema ERP

Elegir e implementar un sistema ERP puede ser una tarea abrumadora con muchas soluciones de software para elegir. Al seleccionar un sistema ERP, es importante que el software satisfaga las necesidades y los objetivos de su empresa y, al mismo tiempo, tenga el soporte necesario para implementar un sistema ERP.

Aquí hay una lista de verificación rápida para revisar cuando compare por primera vez entre sistemas ERP para ayudarlo a reducir sus opciones.

Lista de verificación para seleccionar un sistema ERP

¿Cumplir con los requisitos de su sistema?
¿Cumplir / alinearse con los objetivos de la empresa?
¿Se integra / es compatible con los sistemas actuales existentes?
¿Tiene una red de socios / disponibilidad para soporte local?
¿Ofrece opciones de formación / soporte?
¿Tiene referencias y recomendaciones de los clientes?
¿Mejorar y desarrollar continuamente para utilizar nuevas tecnologías y adaptarse a los desafíos?

Una vez que las opciones de ERP se han reducido a las soluciones que son más compatibles con sus sistemas y objetivos actuales, puede ser útil revisar los beneficios y las características de los sistemas con los tomadores de decisiones clave de la organización. Tener la información y el apoyo de estos tomadores de decisiones puede impulsar la adopción y el soporte de una implementación de ERP en toda la organización.