Para muchas empresas hay procesos que le toman mucho tiempo y mucho personal debido a la cantidad de transacciones que se tienen. Por lo cual estas empresas que en su mayoría son grandes tienen sistemas o software que les permite automatizar estos procesos. Además trasladan a sus proveedores parte de estos procesos.

Hay grandes posibilidades que té le vendas a una empresa que te pide el uso de estas para poder ser su proveedor y quieres saber el porqué de uso. Bueno como te comentaba hay empresas que tienen cientos de miles de transacciones todos los días, al automatizar estos procesos pueden reducir la cantidad de tiempo, personal utilizados y tener mejor control.

Cuando nosotros como proveedores subimos nuestras facturas electrónicas o CFDI a sus portales, les estamos ayudando a reducir esa cantidad de trabajo. Piénsalo de esta forma, te gustaría que tú proveedores subieras sus CFDI a tu portal, en el momento que lo hagan de manera automática se actualicen tus cuentas por pagar, tu inventario en el almacén adecuado, y se sepa a qué orden compra pertenece. Pues esto es parte de la razón de las adendas.

¿Qué son las adendas?

Las adendas son una extensión de XML que se le agrega a la factura electrónica o CFDI, la cual contiene información que tu cliente solicita en específico. Esta extensión o adición de información solo es usada por tu cliente, no se le envía, ni es registrada por el SAT. Este debido a que la sección destinada para estos usos, nunca se envía a la autoridad fiscal.

La información que contiene la adenda depende mucho de tu cliente o la empresa que té lo está solicitando. Pero de los datos más comunes que se pueden agregar son: la orden de compra, él no de proveedor, el GLN del proveedor, almacén o cedis en el cual se entrega la mercancía, y datos de cada producto.

¿Para qué sirven las adendas?

Las adendas sirven básicamente para ahorrar tiempo y costos, pero talvez te preguntes él ¿cómo? Bueno te explico la información adicional que se agrega al XML y que es solicitada por tu cliente. Son datos que a ellos les sirve para identificar cosas como ¿quién eres? con el número de proveedor, ¿dónde entregaste los productos? con el número de cedis o almacén, ¿qué orden de compra estás surtiendo? con él no de pedido u orden, y que productos estás entregando.

Al momento que tú entras al portal o sitio WEB de tu cliente, subes el XML de factura o CFDI y este tiene los datos de la adenda. Su sistema empieza a procesar la información contenida en el XML, de manera automática sabe quien eres. Así busca las órdenes de compra que te emitieron, la identifica y la da por surtida.

Además en caso de tener el dato del CEDIS o almacén agregar el inventario correspondiente, esto encontrando cada producto con los datos específicos que agregaste en la adenda como pueden ser GLN del producto o código de barras, clave del producto, la cantidad y costo. Así actualizan de manera automática sus inventarios y costo.

También actualizan de manera automática las cuentas por cobrar al saber quien eres, actualizan las facturas, y el estado de cuenta que tienen contigo. Poniendo directo los días de crédito y cuando vas a ser el vencimiento de la factura.

Todos esto se puede hacer debido a que su sistema está programado para reconocer esto y hacerlo de manera automática sin la intervención humana.

Pero aquí puede surgir una duda, para tanto desmadre para procesar esto? bueno es cierto es mucha inversión económica y de desarrollo para lograr esto. Pero toma en cuenta una cosa, ¿cuántos proveedores tienen estas empresas? seguramente miles, también ¿cuántas compras realizan todos los días? también miles de transacciones.

Al hacer estos desarrollos tienen más control de cada paso del proceso de compras, de cuentas por cobrar y de sus inventarios, a un costo mucho menor…

¿Cómo se usan las adendas?

El uso de las adendas se puede dividir en dos parte, la primera de lado del proveedor y la segunda del lado de clientes.

Empecemos por el lado del proveedor.

Para usar la adenda tu cliente te debe de proporcionar un código XML, así como una guía de los datos a incluir en esta y su llenado. Este código XML se tiene que llenar con los datos solicitados antes de enviar el XML al proceso de certificación de SAT. Una vez enviado y verificado todo el XML hay que validar que esté correcto subiéndolo al portal de tu cliente.

Para hacer el llenado de los datos de la adenda lo tienes que hacer mediando un software o sistema que identifique que los datos solicitados y los agregue o sustituya. Un ejemplo sería en la adenda tu cliente pide que pongas el número de proveedor que tú tienes con él, entonces en el sistema que tú utilices debe haber una sección o apartado donde pongas ese dato.

Ya que ese dato está almacenado, tú realizas tu factura o CFDI de ingresos de manera normal. El sistema al momento que está haciendo él armando el XML del SAT, debe identificar que ese cliente utiliza adenda. Ya que identifico que datos requiere (en este caso el número de proveedor) pone dentro del pedazo de XML que te proporcionaron en el lugar indicado el dato del número de proveedor, una vez agregado al XML se procede al proceso de timbrado.

Del lado de los clientes como funciona

Bueno el primer pasa es que deben ellos definir que información requieren que contenga la adenda, ya que sabes y esta se apega a sus procesos. Procede la parte de programación que primero un lugar donde recibir el XML que normalmente es en su portal o sitio web, también deben de programar o ya tener un software que procese esa información.

¿Cuál e la utilidad del uso de las adendas?

Con lo visto anteriormente podrás darte cuenta de que la utilidad del uso de las adendas es el control, el ahorro de tiempo y de dinero. Debido a que agiliza muchísimo los procesos de cobranza, registro de información y generando más control en cada paso del proceso de compra.

También es cierto que delega la responsabilidad de la captura a sus proveedores, para eso también les sirve porque ambas partes saben con detalle los datos de la compra, asegurando que recibieron la información y los detalles de la misma. Al final como proveedor te da la certeza que la información de tu venta ha sido recibida, sin que se pierda en el camino.

¿Cómo puedo usar las adendas en mi empresa?

Esta pregunta tiene muchas respuestas, pero trataré de concretarlas lo más posible. Para tu poder recibir adendas requieres de una infraestructura tecnológica especial, es decir software que te permita recibir, procesar esta información. Hay pocos sistemas que lo hacen y normalmente requieren de programadores o consultores para su desarrollo.

Algunos de los sistemas más conocidos que procesar esta información son SAP, Oracle y Microsoft Dynamics. Aunque claro hay muchos más. Estos sistemas están pensados y diseñados para empresas grandes, por su costo, complejidad e infraestructura necesaria.

Pero para mi gusto o percepción hay formas de lograr o mismo o al menos acercarse a esto. ¿Cómo? bueno con Trubic tú puedes cargar los XML de tus proveedores y el sistema los identificará. Haciendo match de las claves de los productos de tus proveedores y las tuyas. Evitando tener que capturar la información. Además identifica quien es el proveedor es por la información previamente capturada. Además si lo deseas podemos agregar esto a tu sitio Web actual la carga de los XML, así ellos podrán subir los XML, todo esto a una fracción del costo y sin mega programaciones.

Nos gusta hacer las cosas fáciles, para que tú puedas administrar cada día más fácil, y mejor tu negocio.

¿Dónde puedo generar las adendas de mis clientes?

Para tu generar las adendas requieres de un software de facturación o sistema que realice esta operación y permita o tenga la opción de las adendas. Muchos sistemas te cobran por el uso de las mismas, o a veces hasta por el desarrollo de las mismas. Trubic tiene la mayoría de las adendas para que tú puedas usarla siempre, y muy importante sin gastar más.

Aquí te dejamos la lista de las adendas que actualmente manejamos, si tú requieres de alguna que no esté aquí dinos y la desarrollamos lo más rápido que podamos para que puedas empezar a facturarle a ese cliente.