Recuerdo muchas veces, uno de los negocios que en algún momento tuve. En este caso era una cafetería, era un negocio que me gustaba mucho, era divertido, muy demandante en tiempo y de mucho aprendizaje. Pero porque menciono esto en un artículo de inventarios.

Bueno porque una de las partes que más me llego a frustrar fueron los inventarios, resurtir y mantener el stock al nivel óptimo. Era frustrante porque si me pongo del lado del cliente, una de las cosas más horribles es tener antojo digamos de un rol de canela delicioso que venden, llegar y no haya.

Bueno por más que me esforcé, me volví un máster en Excel, hacia las cuentas y demás. Muchas veces me paso que llegaba con las compras, y me decían, Oye ya se terminó tal cosa. Puff que horrible era eso, porque implicaba más vueltas, desperdicio de tiempo y además quedar mal con algún cliente.

Justo esa fue una de las inspiraciones para la existencia de TRUBIC. Pero ahorita no vamos a hablar de Trubic, sino de como los sistemas de inventarios sea cual sea que elijas para tu negocio, puede ayudar a mejorar el servicio al cliente, ahorrarte tiempo, dolores de cabeza, y por supuesto ganar más dinero.

¿Qué son los sistemas  de inventarios?

El sistema de inventarios son una forma o sistema que informa sobre la cantidad de inventario que tienes en tu empresa. Es decir, es un sistema que te informa la cantidad de materia prima, suministros o producto terminado tienes disponible para uso o venta. Trata de garantizar la cantidad correcta de materiales, que estén disponibles cuando estos se requieren y el lugar adecuado.

Los sistemas de inventarios se actualizan cada vez que realizas una transacción. Como puede ser:

  • La venta de un producto.
  • Cada vez que empiezas la fabricación de un producto
  • Cuando terminas la fabricación de un producto
  • Cuando recibes mercancía por compras
  • Cuando un cliente te devuelve un producto
  • Cuando tú devuelves un producto
  • etc.

Como puedes ver cada transacción es una modificación a las cantidades de inventario o producto disponible que tienes. Los sistemas de inventario son el registro de estos movimientos, cada cuando se actualiza esta información y cuando la tenemos disponible para tomar decisiones de compra, fabricación, entre otras.

Parte de la cadena de suministro, el sistema de inventarios incluye aspectos como el control y la supervisión de las compras (tanto de los proveedores como de los clientes), el mantenimiento del almacenamiento del inventario, el control de la cantidad de productos en venta y el cumplimiento de los pedidos.

¿Para qué sirven los sistemas de inventarios?

Los sistemas de inventarios sirven para controlar el flujo de información que pasa en tu inventario. Es decir, dependiendo el sistema de inventarios que utilices, es el nivel de detalle, la precisión y disponibilidad de información que vas a tener. Cada uno de los sistemas de inventarios te proporciona información de tu inventario, pero cambia que tan detallada y precisa esta es.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de inventarios que hay?

Sistema de inventarios perpetuo

Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo, el valor de los inventarios se actualiza continuamente. Es decir, cada vez que hay un movimiento que afecte de algún modo los inventarios como puede ser:

  • Entrada por compra
  • una salida por venta
  • Cambio de ubicaciones de stock
  • Se ocupa materia prima para la producción
  • Cuando se termina la producción
  • Cuando se consume de manera interna parte del inventario
  • Devoluciones de clientes
  • Devoluciones a proveedores

En este tipo de inventarios podemos encontrar un reporte muy solicitado, que se llama CARDEX. Esto es porque este reporte esta diseñado o pensado para mostrar cada movimiento detallado por cantidad, fecha, tipo de movimiento y costo. Con lujo de detalle, Es un reporte esencial si utilizas este tipo de sistema de inventarios.

Cuando queremos hablar en  términos contables, el sistema de inventarios perpetuo, se deberá realizar el registro contable cada vez que la cuenta de inventarios aumente o disminuya. Independientemente el movimiento que lo origine. Las cuentas principales utilizadas son: almacén, costo de ventas, ventas.

Una de las razones principales por las que muchas empresas utilizan este sistema de inventarios, es porque entrega información actualizada todo el tiempo. La información obtenida de los inventarios tendría que ser un fiel reflejo de como está el inventario físico si hiciéramos un conteo.

Este tipo de sistema funciona mejor cuando se utiliza, junto con el inventario de almacén, una base de datos con las cantidades de inventario y las ubicaciones de estantes actualizados en tiempo real por los empleados, utilizando escáneres de código de barras. Cabe aclarar que llevar a mano o sin un sistema que permita registrar los movimientos sería sumamente complicado.

Retos que tiene el sistema de inventarios perpetuo

Como has leído, este sistema de inventarios lleva un control detallado de los movimientos que ocurren en el almacén. Pero como muchas cosas en la vida, cuando son pocos lo que hay es fácil de controlar, pero cuando estamos hablamos un muchas transacciones empiezas a ser un reto hacerlo.

EL NO ENCONTRADO ES ol

Sistema de inventarios periódico

Este tipo de sistemas de inventarios se base o funciona teniendo en cuenta al inventario inicial y el inventario final del periodo. Es decir, sin detalles de lo ocurrido con el inventario en el periodo seleccionado. Este tipo de sistema de inventarios rastrean el inventario con conteos físicos.

Cuando el conteo del inventario es terminado, el que sería el inventario final del periodo. El saldo de la cuenta de compras se desplaza a la cuenta de inventario y se hace el ajuste para que coincida con el costo del inventario final.

Desventajas del uso del sistema de inventarios periódico

  • Para poder llevar a cabo el recuento del inventario, las actividades de la empresa como las comerciales casi se detienen por completo. Debido a este y a la prisa que puede haber por reiniciar actividades se pueden tener problemas de conteo.
  • Existen una posibilidad mayor de que existan errores o fraudes, debido a que no hay un control continuo de los inventarios
  • Dificultad al encontrar discrepancias en los recuentos de inventarios, debido a la gran cantidad de tiempo entro un inventario y otro

¿Cómo se implementa un sistema de inventarios en una empresa?

1. Desarrollar un sistema de almacenamiento

  • Organiza los productos

Lo primero es organizar los productos almacenados para así poder acceder y contar fácilmente cada artículo del inventario. Es necesario etiquetar todo para que pueda ser reconocido con sencillez y los materiales puedan estar colocados en el lugar adecuado.

  • Verifica los requerimientos de almacenamiento

Los siguientes es calcular las dimensiones físicas necesarias para almacenar el inventario. Esto podría ser todo un almacén o un pequeño armario, según el tamaño de los productos o materiales, y el volumen de ventas.

  • Considera el uso de un sistema de Código de barras o alguna alternativa

Si se tiene gran cantidad de inventario, se necesitará alguna forma de rastrear los artículos. La manera más sencilla de hacerlo es a través de un sistema de código de barras.

2. Tomar el inventario

  • Capacita a tu personal

Recuerda que para que cualquier persona haga lo que piensas que debe hacer, la debes enseñar en el como hacer. Ya que el manejo de inventarios es un punto crítico de muchas empresas, si los colaboradores no es capacitados o sobre que deben hacer y quien lo debe hacer, esto puede afectar la eficiencia y el control de los inventarios

  • Haz recuentos o tomas de inventario periódicos

La frecuencia con la que se realiza el inventario tendrá una influencia significativa en la precisión del sistema de inventarios. Algunos tipos de operación requerirán intervalos de inventario más frecuentes que otros. Para no parar operaciones puedes hacer inventarios rápidos o cortos, enfocándote en el 80% de los artículos o un porcentaje significativo.

3. Conciliar los inventarios

  • Ajusta los datos

El inventario debe ajustarse debido a robos, obsolescencia, deterioro o daños. La reducción del inventario explicará la diferencia entre el conteo de inventario físico y el inventario registrado en los libros.

  • Separa funciones

La administración del inventario requiere tanto el manejo físico del inventario, tal como contar y mover el inventario, como tareas administrativas, tal como la presentación de la documentación y contabilidad correspondiente. Estas dos funciones deberán ser manejadas por diferentes departamentos, reduciendo así el riesgo de robo

4. Mejorar la gestión de inventario

  • Optimiza los niveles de inventario

Encuentra o calcula los niveles óptimos de inventario, e implementa los máximos, mínimos y punto de re-orden. Mantener demasiado inventario aumenta el riesgo de obsolescencia, daños y deterioro, mientras que no mantener el suficiente significa perder oportunidades de ventas.

  • Implementa un software

La mejor manera de poder tener la información de tu inventario actualizada, en orden y con certeza de la información es mediante el uso de un software especializado. Hay varios tipos de software, pero una de mayores recomendaciones es que encuentres un ERP que te permita hacer esto, y se adapte a tus necesidades.